こちらのページでは、社内関係部署や同僚・部下に対し、台風や大雨などの災害発生時の出退勤連絡に使える、台風や大雨時の社内案内メール例文を紹介しています。
社内の報告・連絡メールでは、現在の状況・今後の対応策を簡潔にまとめて知らせることが大切です。不明点や質問に対しても、経過を含めて概要を伝えることで情報の混乱を避け共有が図れます。
また、報告・連絡メールの基本は結論から先に記載し、伝えたいことをわかりやすく記載していきます。
その際、「〜だと思われます」などの不安を助長する曖昧な表現はできるだけ避け、現在までにわかりえる明確な情報提供を心がけましょう。
5W2H(いつ・どこで・誰と・何を・なぜ・どのように・いくらで)を意識しながら、要点を絞って伝えることがポイントです。
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台風や大雨時の社内案内メール例文
件名：台風接近による出欠勤対応
社員各位
皆さまおつかれさまです。
総務部から出退勤に関するご案内です。
本日から明日にかけて台風の接近により
大荒れの天気となる見込みです。
交通機関のダイヤの乱れも予想されますので
各自、安全を最優先に対応してください。
また、それに伴い
お客様及びお取引先様に対して
業務が滞らないよう
早めの連絡対応、事前通達をお願いします。
各部署長は、適時状況を判断し
早退・欠勤ほか出退勤時間の指示をお願いします。
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以下、ビジネスメール各署名部分です。