ビジネスメールできちんとした印象を相手に抱いてもらうためには、敬語を正しく使うことが大切です。
とはいえ、敬語の世界は非常に奥が深いもの。
ビジネスメールだけではなく、日常的なビジネスシーンの中でも苦労している方も多いことでしょう。
ビジネスメールを送信する際には、メール作成後に「きちんと確認できる」という強みがあります。
メールで使われる敬語について正しく知り、失礼のないメールを作成しましょう。
目 次
実は丁寧ではないフレーズ5つ
普段何気なく使っているフレーズの中には、「丁寧そうに見えるけれど、実は全く丁寧になっていないフレーズ」というものが多く存在します。
- ご苦労さまです
- 大変参考になりました
- 了解しました
- 私には役不足です
- 取り急ぎ、ご連絡まで
もし、ビジネスメールでこれらのフレーズを使ってしまえば、相手を不快にさせてしまう場合もあります。
避けるべきフレーズをしっかり頭に入れ、こちらでしっかり確認しておきましょう。
ご苦労さまです
挨拶文の一種として、「ご苦労さまです」というフレーズを使う方がいます。
しかし残念ながら、このフレーズは「目上の人が目下の人に対して使う言葉」です。
上司に対して「ご苦労さまです」とメールに記載しても、全く丁寧なフレーズではないので注意しましょう。
社内の挨拶として当たり障りなく使うなら「お疲れさまです」が妥当です。
大変参考になりました
上司や目上の人から貴重なお話を伺い、お礼のメールをするときには、ついこのフレーズを使いたくなるかもしれません。
しかし「参考にする」という言葉の意味は、「自分の考えを決める手がかりにする」というものです。
貴重なお話を単なる「手がかり」として扱うのは、失礼にあたりますから注意してください。
このケースでは、「大変に勉強になりました」を使うのがベターです。
了解しました
相手の情報を正しく受け取った際に、便利に使えるのが「了解しました」という言葉。
「〜ました」という形になっていることもあり、丁寧な気持ちで使っている方も少なくありません。
確かに「了解しました」は丁寧語。
しかし、謙譲語ではありません。
このため、同僚や目下の人に対しては使えても、上司や目上の人に対しては敬意が足りない言葉として認識されています。
「承知しました」「かしこまりました」を使うようにしましょう。
私には役不足です
大きな仕事を任せられたとき、自分の力が及ばないことを説明するため、このようなフレーズを使う方がいます。
しかし「役不足」とは、「自分の実力と比べ、役目が小さすぎること」を示す言葉です。
丁寧に仕事を断るつもりが、非常に尊大な印象を相手に与えてしまいます。
正しい表現は「力不足」「力量不足」です。
小さな違いに思えるかもしれませんが、内容は全く異なりますから注意してください。
取り急ぎ、ご連絡まで
メールの最後を、このようなフレーズで締めるケースもありますが、相手によっては失礼にあたるので注意が必要です。
取り急ぎは「省略」を意味する言葉で、初めての相手や付き合いが浅い取引先が相手の場合は避けた方が無難です。
「取り急ぎ」を使うのは、同僚や普段からやり取りのある関係者にとどめておきましょう。
その他のケースでは「まずはご連絡申し上げます」などと記すのが正しい方法です。
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二重敬語にも注意して
「丁寧さを欠いてはいけない！」という思いから、不必要な敬語を使い、くどい印象になってしまうケースもあります。
特に注意したい二重敬語について紹介します。
二重敬語とは？
二重敬語とは、1つのフレーズに2つの敬語を組み合わせて使ってしまっているものを言います。
日本語としては「100％間違いである」と断言することはできません。
しかし「過剰な敬語で耳障り」と感じる方も少なくないことから、ビジネスシーンにおいては避けるのが賢明だと言われています。
二重敬語の例としては、
- ○○部長様
- おっしゃられていました
- お帰りになられました
- ご覧になられる
- うかがわせていただきます
などの表現が挙げられます。
宛名などで、「○○部長」と記載することに抵抗があり、つい「様」を付けたくなる気持ちもわかりますが、役職にはもともと敬称が含まれています。
そこに「様」を加えることで二重敬語になってしまいますから注意してください。
「おっしゃられていました」「お帰りになられました」「ご覧になられる」は、「おっしゃる」「お帰りになる」「ご覧になる」という丁寧な言葉に、さらに「〜れる」という尊敬語を加えています。
二重敬語を解消するためには、「おっしゃっていました」「お帰りになりました」「ご覧になる」という表現を使うようにしましょう。
「うかがわせていただきます」は「うかがう」と「させていただきます」で二重敬語に。
シンプルに「うかがいます」と伝えてください。
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丁寧に「お願い」するときのコツ
ビジネスメールでは、相手に何かをお願いする場面も少なくありません。
このような場合に便利に使える敬語のパターンを覚えておきましょう。
クッション言葉に疑問形をプラスして
ビジネスメールで相手に何かをお願いする場合、「クッション言葉」と「疑問形」を組み合わせることで丁寧な印象になります。
クッション言葉とは、直接的な表現を避け、相手の心に配慮した柔らかい言い回しをするために使われています。
- 恐れ入りますが
- 失礼ですが
- 申し訳ないのですが
これらのクッション言葉がよく使われています。
相手に何かをお願いするときには、
- ご面倒をお掛けしますが
- ご多忙とは存じますが
などの表現が便利です。
疑問形は
- 〜できますか
- 願えませんでしょうか
といった表現が当てはまります。
両者を組み合わせて「恐れ入りますが、ご教授願えませんでしょうか」などとすることで、丁寧にお願いすることができます。
まとめ
ビジネスメールでは、敬語の使い方も重要なポイント。
使えるフレーズは、ぜひそのまま「定型文」として記憶してみてください。
相手をムッとさせないためにも、正しい使い方を確認し、頭に入れておきましょう。