こちらのページでは、納期遅延や商品欠陥など取引先のミスや行き違いが発生した時に使える、社外向け抗議・催促メール例文を紹介しています。
ビジネスシーンで言い出しにくい抗議や催促は、最初から決めつけや責め口調にならないように、段階を追って確認しながら進めることがポイントです。
商品欠陥や納品ミス、納期遅延などの場合にも最初から相手の不手際だと決めつけてしまうと、相手を不愉快にさせるだけでなく、後々の取引にも影響を及ぼしかねません。
相手を責める前に、現状説明から順に確認作業をお願いし、相手に気づかせるような文面を心がけましょう。
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商品欠陥への抗議のメール例文
件名：至急：○○の破損について
株式会社○○
営業部 ○○様
いつも大変お世話になっております。
○○株式会社の佐藤です。
昨日、納品いただいた「○○」を製品確認したところ、
液晶表示部にキズがついている商品が○個見つかりました。
大変恐れ入りますが、商品の状態をご確認の上、
至急、代替品の送付をお願いいたします。
なお、当該商品につきましては、
善処法をお知らせください。
恐れ入りますが、この件に関しまして、
折り返しお返事をお待ちしております。
取り急ぎご連絡まで。
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以下、ビジネスメール各署名部分です。