普段どれだけ気を付けていても、一つのミスもないまま社会人生活を終える人はいないはず。
だからこそ、仕事でミスをした時にどのような対処法をとるべきなのか、知っておくことが大切です。
ミスをした時の上司への報告の方法、そしてミスを減らす方法などについて紹介していきます。
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ミスが発覚したら、速やかに上司に報告
自分が何らかのミスをしてしまった時、「どうしよう！」とパニックになる方を多く見かけます。
何とかして、自分のミスをもみ消したり、自分一人で挽回したいという気持ちもよく分かります。
しかしながら、それらは正しい対処法とはいえません。
ミスをしてしまったことが分かった時の正しい対処法は、「速やかに上司に報告する」ということです。
関連部署への連絡が必要なことが分かっている場合には、こちらも済ませておきましょう。
ミスは誰でもしてしまうもの。
しかしその後、どのようにリカバリーするのかには個人差が現れます。
例えば、先方に間違った資料を送付してしまったことに気付いた時には、
- ミスを自覚すること
- 現状で資料はどこにあるのかを確認すること
- もし可能であれば、資料の送付を止める手続きをとること
- すでに先方の手元に届いてしまっている場合は、丁重にお詫びし、破棄を依頼すること
- 事の顛末を上司へと報告すること
最低でもこれらの対処をする必要があります。
当然、ミスの大きさによっては「自分だけでは対処が不可能な案件」もあるでしょう。
そのような場合には、ミスが発覚したら速やかに上司へと連絡し、指示を仰ぐのがベストです。
早ければ早いほど、上司ができる対処法の幅も広がりますから、きちんと報告してください。
失敗を知られたくない思いから報告を怠りがちですが、まずは被害を最小限に止めることを念頭におきましょう。
言い訳はNG
ミスを上司へ報告すると、叱責もあれば、ウンザリした顔を見せられることもあるでしょう。
想像するだけで気が重いですが、真摯な態度でミスを認め、謝罪をする必要があります。
上司にミスを報告する際に、絶対にやってはいけないのが「言い訳をする」ということです。
自分のミスを言い訳をするような部下は、「全く反省していない」と捉えられてしまいます。
また言い訳の内容によっては、「他人にミスをなすりつけようとしている！」と思われることもあるでしょう。
自身の評価を落とさないため、「ミスが起きたのは、どうしようもない状況だった！」と、上司に伝えたくなる気持ちも分かります。
しかし、言い訳をすればするほど自身の評価を落としてしまいます。
ミスを報告する時には、言い訳はしないと心に決めておいてください。
自分にそんなつもりはなくても「言い訳」と捉えられてしまうこともありますから、伝える言葉は慎重に選びましょう。
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謝罪の言葉は誠心誠意伝えよう
では、ミスの報告と謝罪はどのような言葉で伝えるべきなのでしょうか。
まずは報告・謝罪の流れについて解説します。
- ミスについて、自分の責任であることを認め、心を込めて謝罪する
- ミスの内容、ミス発覚後の経過を報告する
- 上司の指示を仰ぐ
ミスの報告では、まずは自身の責任を認め、謝罪するのが最善です。
最初に「謝罪」を伝えることで、申し訳ない気持ちが伝わりやすくなります。
その上で、ミスに対してどのような対処法をとり、それに対して経過はどうなっているのか、分かりやすく報告します。
最後に上司の考えを聞き、追加の指示を仰いでください。
仕事の先輩でもある上司には、ミスに対する対処スキルも備わっているはずです。
自分では思いつかないような対処法を伝授してもらえる可能性もあります。
気になる謝罪の言葉ですが、シンプルに「申し訳ありませんでした」と伝えるのがベストです。
言い訳をせず、ミスに対して真摯に向き合う姿勢を見せることが、もっとも効果的な報告となります。
ミスを減らす3つの方法
一度してしまったミスは、社会人としての成長につなげていきましょう。
今後また同じミスをしないために、またミスの数そのものを減らす方法を3つ紹介します。
チェック体制を整える
人間ですから、ミスをするのは仕方がないことです。
しかし、自身の仕事を要所でチェックする体制を整えておけば、ミスそのものを未然に防ぐことが可能となります。
仕事をする時には、「確認」の時間も考慮した上でスケジュールを組みましょう。
また、自分だけではなく、周囲に協力してもらうのもオススメの方法です。
自分の目では発見できないミスを見つけられる可能性が高まります。
また、仕事の中間地点で上司に進捗報告をし、チェックしてもらうことも重要です。
重大ミスを防ぐことにもつながるでしょう。
周囲のミスをしっかりと見届ける
ミスの数を減らすためには、周囲のミスから学ぶことも重要です。
同僚や先輩・後輩など、どんなミスをしてどのようにリカバリーするのか、しっかりと見届けておきましょう。
また、積極的に手伝うことも勉強につながります。
ミスをしてしまう理由や、どのようにミスを取り返すのかは、第三者の目線で見ていることで分かる点も多いはずです。
ミスが見つかったら成長のチャンスです。
自身のミスだけではなく、周囲のミスに対しても敏感な感覚を養いましょう。
ミス情報を共有する
ミスをした時には、「あまり周囲に知られたくない」と思うかもしれません。
しかし、それぞれがミスした情報を積極的に開示し、部署全体で共有することで、新たに同様のミスが発生することを防げるはずです。
ミス情報は隠すのではなく、積極的に開示するのもミスを減らすポイントの一つです。
ミスは発覚してからが勝負
ミスが発覚した時に、どのように対処するのかによって、社会人としての評価も変わってきます。
ミスをゼロにすることは難しいかもしれませんが、やってしまったミスから丁寧に学んでいくことで、ミスの数を減らしたり、リスク管理能力が増すはずです。
謝罪と報告、そして適切な対処法を頭に入れて、ミスを乗り越え自身の成長へと繋げていきましょう。
