飲み会や会食に招待して、その場を楽しんでもらうことで、より良い人間関係の構築やより深いコミュニケーションに役立つと言われています。
しかし、接待マナーを知らないまま相手をもてなそうとすると、とんだ失敗をしてしまうことも…。
取引先の相手を前に失礼な振る舞いをしないためには、どのようなマナーを頭に入れておくべきなのでしょうか。
飲み会や会食での席次やお店選び、食事のマナーなど、基本的な接待マナーを紹介していきます。
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接待前に頭に入れておきたいこと
接待を企画する前には、いくつか意識しておきたいポイントがあります。
- 誰を何のために接待するのか
- 取引先を喜ばせるための基本情報
- 接待で自身が果たすべき役割について
接待は、「商談をスムーズに進めるため」「謝罪やお礼のため」など、特定の目的があって行われます。
「なぜ接待するのか」をきちんと理解しておくことで、意味のない接待になってしまうことを防いでくれます。
また、接待では、相手を喜ばせることが基本です。
どんな料理やお酒を用意すればいいのか、接待中に触れてはいけない話題など、接待相手に関する基本的な情報収集は忘れずに行っておきましょう。
さらに、その接待において自分自身がどんな役割を果たすべきなのかも、きちんと確認しておきます。
もし「新人」として取引先を接待するのであれば、雑用を積極的にこなし、相手が居心地よく過ごせるよう、様々な配慮をする必要があります。
しっかりと準備して、最善のおもてなしができるようにしておきましょう。
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接待に誘う
接待に誘う際は、打ち合わせした時の帰り際や、電話連絡して誘うのが一般的ですが、最近ではメールで接待に誘うケースも増えてきています。
事前に内諾を得ていれば、メールでのやり取りの方がスムーズなので、早めにご案内を送るようにしましょう。
お店選びのポイント
接待の基本を頭に入れたら、次は実際に相手をお招きするお店選びへと移ります。
接待を成功させるために、お店選びは重要なステップです。
このときに優先的にチェックしたいポイントは、以下の3つです。
- 接待相手にとって、アクセスが良い場所にあること
- 料理やお酒が、相手の好みに合っていること
- 静かな個室を用意できること
接待におけるお店選びの基本は「相手に喜んでもらえること」です。
それを念頭において、お店探しをしてください。
料理やお酒がおいしいことは基本ですが、あまりに遠い場所では相手も困ってしまいます。
また、そのお店の雰囲気が接待に向いているかどうかは、実際に行ってみなければわからないこともあるので、事前に下見に行くのもオススメです。
上司や先輩に相談してみたり、普段からよく接待に使われているお店があれば、失敗リスクも低くなります。
お店が決まったら、店員さんにも「接待で利用すること」を忘れずに伝えておきます。
こうすることで、靴を揃えたり上着を預かったり、お料理を提供したりするときに、取引先への配慮を一番に考えてくれ、より一層気持ちの良いおもてなしができることでしょう。
参加者の重要度を示す席次
接待では、相手の立場をわかりやすく示すために「席次」が重要な意味を果たします。
暗黙の了解で席を決めることも多いため、きちんとしたマナーを身につけておかないと、相手に嫌な思いをさせてしまいます。
基本は、接待される側を上座、そして接待する側が下座に座ります。
入り口から遠い席が上座となり、入り口に近い方が下座となります。
役職に合わせて、席次を決定しましょう。
お店のスタイルによっては、上座・下座がわかりにくいこともありますから、事前にお店の方に確認しておくと安心です。
相手への心配りを忘れない
接待の基本は、相手に楽しい時間を過ごしてもらうことです。
食事やお酒を、自分自身が楽しみ過ぎてはいけません。
食べ過ぎや飲み過ぎは禁物ですから、ハメを外さないでください。
- お酒が空になっていないか、こまめに確認する
- 料理に手を付けるのは、相手が手を付けたことを確認してから
- 会話が途切れないよう、配慮する
- 手土産を持たせる場合は、上司に相談し事前に用意する
- 支払いは目立たないように済ませておく
- お見送り時まで気を抜かない
これらは、接待の場を盛り下げないために重要なポイントです。
特にお酒や料理については、接待の満足度にも大きく関わるポイントです。事前のリサーチを元に、相手を喜ばせるための工夫を凝らしてみてください。
また、意外と難しいのが「会話」に関する心配りです。
取引先の相手は「友だち」というわけではありませんから、会話が途絶えてしまうこともあるかもしれません。
このようなときに、適切な話題を持ち出して場を盛り上げるのも、接待する側のマナーの一つ。「もう何も話題がない！」というときには、
- 定番の天気
- テレビ＆ニュース(政治・経済・話題性の高い事件など)
- 出身地＆出身校
- 家族＆健康
- 旅行＆食べ物
- ゴルフ・マラソンなどの趣味
- 時計ほか身につけているもの
など、会話が広がりそうな時事ネタを持ち出すと良いでしょう。
相手が興味・関心を示しそうな話題をいくつか用意しておいてください。
また、相手に気持ちよくしゃべっていただくことも、接待の基本。
話題を提供し、場が盛り上がってきたら「聞き役」に回ることも重要です。
接待後
接待後は、参席したもらった相手に対して早めにお礼メールを送っておきましょう。
貴重な時間をいただいたことや、会の席で印象深かったこと、次回開催を促す言葉など、簡単な内容でいいので相手の気持ちが冷めないうちに送ると、前向きな関係性が保てます。
今後のつながりや関係性を深めるためにも、感謝メールで好印象を与えておきたいものです。
まとめ
相手をもてなす接待には、たくさんのビジネスマナーが関わってきます。
取引先を誘うときのマナーやお店選びのマナー、一緒に会食を楽しむときのマナーに席次のマナーなど、一つひとつ確認しながら、確実に身につけていきましょう。
接待で失敗しないためには、事前に基本のマナーを頭に入れておくことが重要です。
接待相手に楽しく過ごしてもらえるよう、まずはしっかりと準備することからはじめておきましょう。