第一印象を問われるシーンとして最初に思い浮かぶのが、名刺交換の場面です。
社会人の場合、新人のときに教わることがほとんどですが、中堅社員になった方でも間違ったマナーのまま名刺交換している方を多く見かけます。
ここでは、ビジネスマナーの基本である「名刺の渡し方」「受け取り方」「複数の方との名刺交換」など、ビジネスシーンで必須の名刺交換の基本について紹介していきます。
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目 次
名刺交換の順番
「名刺の渡し方」「受け取り方」を勉強する前に、まずは頭に入れておきたいのが「どちらが先に名刺を差し出すのか」という順番についてです。
名刺交換の基本事項ですが、全く意識しないまま、相手に対して失礼な振る舞いをしているケースもありますから、気を付けてください。
名刺交換の基本は「目下の人」から
名刺交換の基本は「目下の人」からです。
新人の頃には、名刺交換のタイミングを伺い、ついモタモタしてしまう…なんてこともあるかもしれませんが、これはNG。
自分の方から率先して動き、名刺交換に持ち込むことが重要です。
社会人として徐々に経験を積んでいくと、「いったいどちらが目上なのか」と悩む場面もあるかもしれません。
このようなケースでは、ぜひ下記の基本を頭に入れておきましょう。
- お金を支払う側（お客さま）が目上
- お金を頂く側（契約をお願いする人）が目下
たとえ相手が、自分よりも年下の「新人」であっても、自分がお金を「もらう側」であれば、まず自分から名刺を差し出しましょう。
年齢よりも、自身の立場を見極めて行動してください。
もしも先に名刺を差し出されたら？
名刺交換では、目下の人から名刺を差し出すのがマナーですが、稀に目上の人の方から先に名刺を出されてしまったなんてこともあるかもしれません。
とはいえ、先に名刺を出されてしまったとしても、相手の方が目上であることには変わりがありません。
差し出された名刺を受け取らず、自分の名刺を差し出すのは、無礼な振る舞いになってしまいます。
「ありがとうございます」と気持ち良く受け取り、すぐに自分からも名刺を差し出しましょう。
基本マナーだけにこだわらず、場の状況を見極めて臨機応変に対応することが大切です。
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相手を不快にさせない「名刺の渡し方」のコツ3つ
名刺交換の順番を頭に入れたところで、次は具体的に「名刺の渡し方」のコツをチェックしていきましょう。
頭に入れておくべきポイントが次の3点です。
- テーブルの上など、障害物を挟まずに名刺を差し出す。
- 名刺は相手の方を向け、名前に指がかからないように気を付けながら両手で持つ。
- 自己紹介をしながら、軽くお辞儀をして相手の胸の高さに名刺を差し出す。
名刺交換をするときには、必ず立って行います。
この際、間にテーブルなどを挟むのは基本NGです。
必ず障害物を回り込んで、相手の目の前に立つようにしましょう。
また名刺交換は、自己紹介の場でもあります。
「名刺に書いてあるから」と、自身の名前を伝えないのはオススメできません。
顔と名前を一致させてもらうためにも、「○○会社の××と申します。どうぞよろしくお願いいたします」と挨拶をしながら名刺を差し出してください。こうすることで、より丁寧な印象へとつながります。
「名刺の受け取り方」のコツ3つ
次は、相手から差し出された名刺を受け取るときのマナーについてです。
こちらも、頭に入れておくべきコツを3つ紹介します。
- 無言ではなく、「頂戴いたします」と言いながら名刺を受け取る。
- 名刺に記載されている情報に指がかからないように注意して、必ず「両手」で受け取る。
- 受け取ったあとも、「胸の高さ」以上をキープする。
名刺を受け取るということは、相手の情報を受け取るということ。
丁寧な態度を見せてください。
「両手で受け取る」のが基本ですが、「胸の高さより下におろさない」というマナーは、つい忘れてしまいがちですから、注意してください。
また相手の名前の読み方が分からないときには、このチャンスを逃さないでください。
名刺交換のタイミングで相手に確認するのは、失礼にはなりません。
ただし「読み方を忘れてしまいそうだから」と、相手の目の前で名刺に読み方を書き込むのはマナー違反です。
複数人との名刺交換も怖くない
1対1で名刺交換をするときよりも、ルールが複雑になるのが、複数人対複数人の名刺交換です。
基本的なルールを頭に入れて、「自分だけがオタオタしてしまう！」なんて残念な事態を防ぎましょう。
複数人対複数人の名刺交換では、役職が上の人同士の名刺交換からスタートします。
まずは営業側の「上司」が名刺を差し出し、お客さま側の「上司」と交換。次に、営業側の「部下」が名刺を差し出し、お客様側の「上司」と交換します。
「上司が先」という基本ルールを頭に入れておきましょう。
顧客管理に役立つ名刺の活用
受け取った名刺は、相手の名前を覚えるための重要なツールとなります。
今後の取引においても、重要な意味を持つでしょう。
商談中は、名刺を机の端に並べておくことで、相手の名前を憶えやすくなります。
また商談を終えたあとも、名刺を正しく管理することで、今後の仕事につなげていけます。
帰社した後に、相手に関する重要な情報を名刺の裏にメモしておき、今後の業務につなげていきましょう。
まとめ
ビジネスシーンでは避けては通れない名刺交換ですが、これまで紹介してきた基本マナーを身につけておけば、相手に与える印象も変わってくるはずです。
失礼のないビジネスマナーは、相手にも安心感を与えます。
次につながる出会いとするためにも、最初のアプローチとなる名刺交換で好印象を与えたいものです。
