有給休暇や忌引き休暇は、就業規則にも明記されている労働者の権利です。もちろん、上司に申請して休みをもらうことは、なんら悪いことではありません。
しかし、きちんとした手順を踏まなければ、上司や同僚から冷めた目線を向けられてしまう可能性もあります。
社内メールで有給休暇や忌引き休暇等の申請を出す際に、覚えておきたい注意点と使えるフレーズを紹介します。
スポンサーサイト
目 次
有給休暇を上司へ社内メールする際のポイント
有給休暇願いを提出するときには、上司に対して必要な情報を伝えると共に、仕事が滞らないよう配慮することも重要です。
まずは、以下の注意点を頭に入れておきましょう。
有給休暇願いの社内メール4つの注意点
有給休暇を上司に依頼するときのメールでは、固くなりすぎる必要はありません。
それよりも、情報が見やすく、わかりやすい状態で届くことが重要です。
社内メール作成時には、以下の4つのポイントをチェックしましょう。
- 有給休暇をとりたい日付はわかりやすく記載されているか
- 休暇中の仕事対応方法
- 正しい敬語を使う
- 周囲への気遣いの言葉を入れる
休暇願いですから、「何日から何日まで休みを取りたいのか」という情報はわかりやすく記載しましょう。
文章中に組み込むのではなく、「休暇期間：○月×日〜△日（3日間）」のように、分けて書くとわかりやすくなります。
また、有給休暇は労働者の権利ですが、周囲の協力があって初めて成り立つものです。
自分が休暇中に引き継いでくれる人は誰なのか、状況はどうなっているのかを、わかりやすく説明しましょう。
周囲への気遣いの言葉を入れると、柔らかい印象になります。
有給休暇申請メールで使える5つのフレーズ
実際に上司に対して有給休暇申請メールを送るときに、便利に使えるフレーズを5つ紹介します。
- 私事で恐縮ですが、下記の日程で有給休暇を取らせていただきたいと考えております。
- ○月×日に、有給休暇を頂戴したく存じます。
- 私用のため、年次有給休暇を取らせていただきます。
- ○○部長にもお伝えしておりますが、業務に支障がないようにいたします。
- ご迷惑をお掛けし申し訳ありませんが、何卒ご了承ください。
冒頭の挨拶と自分の名前を伝えたら、有給休暇を取りたい日付や理由を伝えましょう。
その後、休暇中の引き継ぎについて、さらに周囲への気遣いのフレーズを入れることで、スムーズにメールが作成できます。
スポンサーサイト
当日に休むことを伝えるメールのポイント
体調不良や急用などの理由で、当日急に仕事を休まなければならないこともあるでしょう。
このような場合には、どのようなメールを送れば良いのでしょうか。
こちらで詳しく解説していきます。
当日欠勤連絡メール3つの注意点
急に仕事を休むことになったときは、事前に申請していた場合と比較して、周囲への影響が大きくなってしまいがちです。
メールでできる限りのフォローを行っておくことで、影響を最小限に留められます。
以下の3つのポイントをチェックしてみてください。
- 休む理由を記載する
- 仕事のバックアップに関する情報を記載する
- メールで不十分な場合には、電話連絡をする
当日急に休むことになったら、その理由を記載しましょう。
細かく説明し過ぎる必要はありませんが、「体調不良のため」「子どもの急病のため」など、ざっくりと説明しておきます。
急に休むことになれば、当然仕事にも穴が開いてしまいますから、それをどうやってバックアップするのかも明確にしておきます。
仕事をお願いしている人の情報の他、顧客とのアポイントの状況など、できるだけ詳しく伝えておきましょう。
状況によっては、メール連絡では不十分なケースもあります。
また会社によっては、メールによる当日欠勤連絡が「非常識」とみなされてしまうこと場合もあります。
会社の慣習に則り、電話連絡も組み合わせて使うようにしましょう。
当日連絡メールで使えるフレーズ
どう伝えれば良いか迷ったときには、ぜひ以下のフレーズを参考にしてみてください。
- 大変申し訳ありません。本日、子どもの急病のため欠勤いたします。
- 本日予定の業務は、○○さんにサポートをお願いしております。
- 顧客アポイントはすべて、延期の連絡をしております。
- 突然の連絡にて大変恐れ入りますが、ご了承のほどお願い申し上げます。
これらのフレーズに業務内容に関する情報を組み合わせることで、わかりやすいメールになります。
忌引き休暇時のメールのポイント
自分の家族や近親者が亡くなったときには、忌引き休暇をとることになります。
「家庭内の事情をわざわざ会社に伝えたくない」と思う方もいるかもしれませんが、忌引き休暇の日数など、亡くなった人との続柄によって会社側の対応が異なることもあります。
忌引き休暇を申請する際には、情報をわかりやすく伝えてください。
忌引き休暇連絡メール3つの注意点
バタバタしがちな忌引き時ですが、以下の3つのポイントに沿ってメールを作成すると、よりわかりやすくなります。
- 会社を休む期間を分かりやすく記す
- 亡くなった人との続柄を記載する
- 休暇中の連絡先も忘れずに
誰にとっても他人事ではない忌引きですが、やはり会社の業務に支障がでないよう、配慮することが大切です。
またメールだけではなく、口頭でもきちんと情報を伝えることがマナーとされています。
まずは社内メールで必要な情報を連絡した上で、上司に直接報告すると、さまざまな手続きもよりスムーズに進めていけるでしょう。
常日頃から職場内での関係性構築も大切に
有給休暇や忌引き休暇など、休暇願いをメールで申請する際には、「いつ」「なぜ」休むのかをはっきりさせることがポイントとなります。
また、自分の仕事をフォローしてくれる、周囲に対する気遣いも大切です。休暇中の業務をどうするのかを含め、仕事が滞らないよう注意しましょう。
状況によってはメールだけで済まさず、口頭での報告も必要なケースもあります。休暇中にトラブルにならないよう、常日頃から社内での関係性を築いておきたいものです。
