取引先訪問時のマナー

取引先を訪問する際には、失礼のない振る舞いをしたいところです。
とはいえ、経験が浅い時期には、「どのように行動すれば失礼がないのか」と悩むこともあるのではないでしょうか。
こちらでは、取引先への訪問時間や、受付時に伝えるべきこと、手土産を渡すタイミングなど、社会人として知っておくべき気になるマナーを紹介していきます。

訪問する前の基本確認ポイント

取引先へ訪問する時にはアポイントを取りますが、この時に、訪問日時を決めるのが一般的です。
訪問当日を迎えるまでに、必ず所在地や交通手段等は調べておきましょう。

また、初めて取引する相手には手土産等を持参するケースもあります。
持参する際は自己判断をせず、具体的な品物や金額を上司と相談して決めておきましょう。

訪問当日のチェックポイント

訪問当日は、余裕を持ったスケジュールを立てるようにします。
ビジネスでは、約束した時間に遅刻するのは厳禁ですが、早すぎる訪問もマイナスの印象を与えてしまいます。
ここで、訪問する際の時間の確認を改めておさらいしておきましょう。

約束した時間より早く到着した方がいい？

訪問日を迎えたら、身だしなみや持ち物をチェックし、早めに待ち合わせ場所へと向かいます。
とはいえ、到着が早すぎても相手にとっては迷惑に当たります。
「早い分には問題ないだろう」と考える方もいますが、これはNG。
訪問先にも1日のスケジュールがあるので、もしも早く到着してしまった時には、どこかで時間を調整するようにします。
取引先に到着する時間は「約束した訪問時間の5分前程度」になるよう心がけましょう。

訪問時間に遅刻してしまう時には？

取引先への訪問時に、遅刻するのは厳禁です。
しかし時には、やむを得ない事情により遅れてしまうこともあるかもしれません。
このような場合には、遅刻することがわかった時点で、できるだけ早く取引先へと連絡をしましょう。

この際「お詫びの言葉」と「到着予定時刻」を必ず伝えます。
到着予定時刻は、確実に到着できる時刻を伝えてください。
ミスをリカバリーするために、あえて短めの時間を伝える方もいますが、忙しい相手にとっては非常に迷惑になるだけでなく、さらに信頼を失いかねないので注意が必要です。

玄関の前で上着などの準備を

取引先の会社へと到着したら、玄関に入る前に身なりを整えます。
ビジネスでは、第一印象も大切です。
もしも、上着やマフラー・手袋等を身につけている場合は、この時点で外しておきましょう。
上着は軽くたたんで、腕にかけるようにして持ちます。

雨の日の訪問では、傘はキレイにたたみ、折りたたみ傘であればバッグの中にしまっておくのがオススメです。
間違っても、上着や小物を身につけたまま挨拶することがないよう注意してください。

受付での取り次ぎ方法

取引先の玄関をくぐったら、受付にてアポイントを取った相手に取り次いでもらいます。
受付に人がいる場合と、いない場合があるので、それぞれの対応を紹介します。

受付に人がいる場合

受付に人がいて、応対してくれる場合には、その人に必要な情報をはっきりと伝えます。
必要となる基本情報は以下のとおりですから、よどみなく答えられるよう準備しておいてください。

上司と訪問する際は、部下が取り次ぎを行うようにします。
また、受付をする際、口頭説明と共に「名刺」を差し出すと、よりスムーズな取り次ぎにつながります。
中には、来訪者名簿などへの記名を求められることもあるので、訪問先企業のルールにのっとって、臨機応変に対応しましょう。

受付が無人の場合

企業によっては、受付に人を配置していないケースもあります。
この場合は、内線を使い、自分自身でアポイントの相手を呼び出す必要があります。
担当者本人が出るとは限りませんから、こちらも会社名や自身の名前、担当者名や目的、アポイントの有無を伝えられるよう準備しておいてください。

入室後の対応は？

商談する部屋へと案内されたら、勧められた位置に腰かけます。
この時に気になるのが、「どの位置に座るか」「手荷物をどこにどう置くべきなのか」という点です。

打ち合わせ時の座る位置のルールは？

訪問先では、商談する室内の座席の配置によっても対応方法が異なり、臨機応変に行動することが求められます。
基本は、案内された位置に着席するのが一般的です。
何も案内が無い場合は、下座(入口に近い場所)に座るようにします。
もし、上司と同席する場合は、自身が上司より下座に座るようにしましょう。

手荷物の置き場所は？

席に着いたら手荷物は、サイドテーブルがあればそこに置きます。
サイドテーブルが無い場合や取引相手に会う前は、足元にコンパクトにまとめておいても良いでしょう。
バッグから最低限の必要書類がすぐ出せるよう、名刺と共に準備しておきましょう。
基本は、邪魔になったり乱雑な印象になったりしないよう、コンパクトにまとめておくことがポイントです。

持参した手土産を渡す3つのコツ

初めて訪問する取引先の場合には、手土産を持参することケースも多くなります。
せっかくの機会ですから、できればスマートに渡したいところ。
ここでは、そんな手土産を渡す際に頭に入れておきたい3つのコツを紹介します。

手土産を紙袋から出して準備

席に案内されたら、手土産は、いつでも出せるようにスタンバイしておきましょう。
紙袋から出し、テーブルやソファの上に置いておくのがベストです。

渡すタイミングは相手が座る時

手土産を渡すタイミングは、相手が応接室に入室し、椅子に腰かけようとした時や、挨拶後が絶好のタイミングです。
この時、お土産が相手の正面を向くように、両手を添えて渡すようにしましょう。

もしも自分が入室した時に、すでに相手が待っていた場合には、入室と共に挨拶を交わすことになります。
挨拶を終えて、やはり着席するタイミングを狙って渡すのがオススメです。

さりげない言葉と共に

手土産を渡す時には、さりげない言葉を一緒に添えるとより丁寧な印象になります。

というフレーズを使うのが一般的です。
以前は「つまらないものですが」という言葉が使われることも多かったのですが、最近では「つまらないものを渡すのは失礼にあたる」という理由から、使われなくなってきています。

訪問後もスマートに

無事に取引先訪問を終え、一息つきたいところですが、時間を割いていただいた相手への感謝の意味も込めて、お礼メールを送るケースもあります。
訪問先の担当者に送っておきたい営業資料等があれば、それと一緒に簡単にお礼のメッセージを添えて送ったり、単に短いお礼メッセージだけでも、何も送らないよりは相手の印象に残るはずです。
お礼メールを送る際は、文章内容よりも、スピード感を大切にし、できるだけ手短な文章で翌日中には送るように心がけましょう。

スマートな取引先訪問で、仕事も順調に

失礼のない取引先訪問は、ビジネスをする上で基本マナーです。
安心して取引先に訪問できるようになれば、ビジネスチャンスもぐっと広がるはずです。
きちんとしたマナーを身につけ、自身のビジネススキルに磨きをかけましょう。