「報告」「連絡」「相談」の3つの頭文字を合わせた造語ですが、社会人の基本として、新人の時に教えられた方も多いことでしょう。
とはいえ現実には、「なぜホウ・レン・ソウが必要なのかわからない」「コツがわからなくて、うまくできない」という方もいるのではないでしょうか。
ホウ・レン・ソウの目的やできない原因、上手に実践するためのコツなどを詳しく紹介していきます。
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目 次
ホウ・レン・ソウの目的とは？
ホウ・レン・ソウの目的を正しく理解するためには、「報告」「連絡」「相談」それぞれが持つ意味と活用場面について知っておく必要があります。
- 報告…上司に対して、部下が仕事の進捗状況や結果を伝えること。
- 連絡…案件に関係する人に対して、必要な事実を伝えること。上司も部下も、どちらも行うもの。
- 相談…何かわからないこと、困ったことがあるときに、周囲に状況を話し、相手の意見を聞くこと。
「報告」「連絡」「相談」には、それぞれ異なる性質がありますが、「周囲と情報を共有する」という目的は同じです。
もしも「報告」がきちんとできていなければ、上司が部下の仕事内容を把握するのは困難になってしまいます。
プロジェクト内で遅れが生じていても、問題を把握するタイミングは遅くなってしまうでしょう。
また、必要事項が「連絡」されていなければ、後々のトラブルにもつながります。
わからないことを「相談」せず、そのまま仕事を推し進めても良い結果にはつながりません。
ホウ・レン・ソウができていないと、仕事全体に与える損失は非常に大きくなってしまいます。
周囲とのコミュニケーションを密にして、仕事をよりスムーズに進めていくために欠かせないのが「ホウ・レン・ソウ」なのです。
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うまくできない3つの原因
多くの仕事は、チームで行い進めていくものです。
ホウ・レン・ソウが滞れば、仕事の流れも滞ってしまいます。
しかし、中には「それはわかっているけれど、それでもホウ・レン・ソウがうまくできない」と悩む方もいるでしょう。
ホウ・レン・ソウがうまくできない原因は、主に以下の3つです。
- 伝えるタイミングがわからない…
- するべき内容がわからない…
- 方法がわからない…
「報告」「連絡」「相談」別に、原因を取り除くためのコツをチェックしていきましょう。
「報告」はタイミングがコツ
ホウ・レン・ソウの中でも、「どこからどこまでを、いつどのように伝えるべき？」と悩みを抱きがちなのが「報告」についてです。
1から10まで上司に報告しようとすれば、「そんなことまでいちいち報告しなくて良い！」と叱責される可能性も高いでしょう。
正しい方法で報告をするためのコツは、タイミングをつかむことです。
報告が必要なタイミングを把握することで、報告すべき内容も見えてきます。
報告するタイミング
報告が必要なタイミングは以下の4つです。
- 与えられた仕事が完了した時
- 長期にわたる仕事の中間報告
- トラブルが生じた時
- 新しい情報が入った時
これらのタイミングで、必要な情報をまとめて上司に報告します。
タイミングとして悩みがちなのが「長期にわたる仕事の中間報告」についてですが、キリの良いところで何度か進捗報告を入れるのがオススメです。
トラブルが起きた時や、新たな情報が入りそれが原因で工程や発注内容に変更が生じる場合には、速やかに報告する必要があります。
報告する方法
次は、報告する方法についてです。
報告は、自身の仕事の状況を相手に伝えるために行うものですから、相手にとってわかりやすいことを最優先にしてください。
報告内容が短く、相手が目の前にいるのであれば「口頭」で報告するのがベストです。まずは、結論を伝え、その後に結論に至るまでの経緯を説明してください。
また、急ぎで確実に伝えなければならない内容の場合は、口頭以外の手段を使うケースもあります。
報告内容が複雑で長くなりそうな時には、資料やメールを併用しての報告もOKです。
相手に対して「わかりやすく伝わること」を意識して、どの手段が良いのか判断して抜かりなく行いましょう。
伝え漏れを防ぐことにつながります。
「連絡」は正確な情報を素早く届けること
「連絡」では、自身が得た情報を、情報を必要とする相手に素早く確実に届けることが求められます。
「連絡」のコツは以下の3つです。
- 連絡内容は曖昧・脚色しない
- 必要な情報を簡潔に、わかりやすく伝える
- 内容によっては文書を用いて伝える
「連絡」で必要なのは、「正しい情報を素早く相手に届ける」ということです。曖昧な情報ではなく、正確な情報をわかりやすく届けられるよう意識してください。
素早く情報を伝達するため、「連絡」は口頭やメール、電話で行われるケースがほとんどです。
ただし、連絡内容が複雑で「言葉だけでは伝わらない」という時には、資料も用いてわかりやすく伝えましょう。
「相談」は求める内容を明らかに
困ったことが起きたときに、積極的に活用したい「相談」ですが、伝え方によっては相談内容がずれてしまうケースもあるので、注意が必要です。
「相談」をする時のコツもしっかりと頭に入れておきましょう。
- 自身の現状、問題点を把握する
- 「どうしたいか」をはっきりとさせる
- すでに実践して、ダメだったことをまとめる
これらのポイントをまとめた上で「相談」することで、相談を受けた相手も、より具体的なアドバイスをすることができます。
場合によっては、相談内容の詳細情報も付帯し、より的確な回答をもらえるように伝える工夫をしましょう。
ホウ・レン・ソウが正しくできれば評価も上がる
ホウ・レン・ソウは、周囲にとって必要な情報を、適切に共有するために行われるものです。
報告・連絡・相談がきちんとできていれば、仕事はよりスムーズに進み、トラブルが起きた時にも素早く対処できるでしょう。
上司の立場に立てば、これらが正しく行える部下は、「自分にとって必要な情報をわかりやすく提示してくれる人」ということになります。
社会人としての基本事項ですが、評価アップのために欠かせないポイントです。
自信を持ってホウ・レン・ソウができるよう、今のうちにしっかり身につけておきましょう。
