現在手掛けている仕事の進捗報告だけでなく、過去に質問したことへの結果の報告や、上司が知っておくべき事実の報告など、様々な事柄を報告する必要があります。
とはいえ、いったい何を、どう報告すれば良いでしょうか。
ここでは、仕事ができる！と思われるための、上司への報告の仕方について解説していきます。
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目 次
上司への報告ポイントは「伝え方」
上司への報告は、社会人として会社で働く以上、必要不可欠です。
部署全体を見て仕事の流れを取り仕切る上司にとって、部下からの進捗報告は非常に重要な意味を持つもの。
「上司が忙しそうだから」「今は忙しくて時間がないから」などの理由で、報告をためらっていては、いつまでたっても評価はされません。
とはいえ、せっかく上司に報告をしたのに、それがきっかけとなり上司から叱責されるケースもあります。
また、自身の報告に対して、上司が適切な対応をしてくれなかった！と不満を抱くこともあるでしょう。
このような場合には、報告の仕方が間違っている可能性もあります。
部署全体の仕事の流れを見る上司にとって、時間は何よりも貴重なもの。
的確に、そしてポイントを踏まえて報告ができるよう意識するようにしましょう。
まずは結果から報告
上司への報告で、最も重要な情報となるのは「結果」です。
この「結果」を何よりも先に伝えることで時間短縮になり、上司にとっても理解しやすい報告となります。
- NG例
- 「以前にお話ししていた○○の件ですが、先方から△△という打診があり、私は××だと思ったのですが、他社から別のお話があり…」
- OK例
- 「○○の件は△△という結果になりました。先方からの打診と共に、他社からも別のお話をいただいたのですが…」
ビジネスで重要なのは「結果」です。
上司にとって、最も知りたい情報も同様です。
NG例の場合、「いったいどこまで聞けば、一番知りたいことがわかるのか」と、相手をイライラさせてしまうこともあるでしょう。
結果の報告でも、現在携わっている仕事の進捗報告でも、結果は最初に伝えてください。
結果にプラスする形で、「なぜそのような結果になったのか」という理由を付け足すのがスマートな報告です。
情報は整理してから伝える
仕事の進捗報告では、複数の情報を一度に伝える機会も多くなります。
全てをスッキリと伝えるためには、事前に情報を整理しておく必要があります。具体的には、報告する内容をいくつかに分類するのがオススメです。
- 「○○の件に関して3つ報告があります。1つ目は…」
- 「問題点が3つありまして…」
このように、整理した情報がいくつあるのかをあらかじめ上司に伝えておくことで、より伝わりやすくなります。
1つ目から3つ目まで、簡潔に述べた後に、より詳しい情報を後から付け足ししていくと良いでしょう。
「感情」ではなく「事実」を伝える
上司への報告で伝えるべきなのは、部下自身の「感情」ではありません。
感情を報告したところで、上司からは「で？」という冷たい対応しか返ってこないでしょう。
全く無駄な報告になってしまいます。
例えば、今開かれているイベントで急な増員が必要となった場合に、
- 「想定外のお客様が訪れてとても忙しかったです。休憩時間もとれず大変でした。人員を回してほしいです」
と伝えても、上司の心にはあまり響かないでしょう。
- 「事前のシミュレーションよりも30％も多くのお客様が来場し、受付で30分も待たせてしまっています。人員を回してほしいです」
上記のように、事実をわかりやすく伝えることが報告であり、それにより「上司がするべきこと」もはっきりとします。
積極的に数字を活用し、理解しやすい情報を伝えるためのコツをつかみましょう。
必要な情報を漏れなくチェック
上司への報告では、上司にとって必要な情報を漏れなく含める必要があります。
とはいえ、「いったい何をどう伝えれば、漏れがないのか」と悩む方も多いでしょう。
こんな時には、「5W1H」を意識してみてください。
5つのWは「誰(Who)」「何を(What)」「どこで(Where」「いつ(When)」「なぜ(Why)」です。
そしてHは「どうやって(How)」となります。
もし必要であれば、もう1つのH(いくつ・いくら(How many・How much)」に関する情報も含めましょう。
普段、上司への伝達シーンでは、すべての要素を必要とするケースは少ないかもしれませんが、常に意識しておくことで、より情報の伝達性も高まり、結果的にスムーズな報告へとつながるはずです。
上司に報告する前に、それぞれの要素を頭で整理してから伝えるように心がけましょう。
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上司への報告はタイミングと方法を見極めよう
上司への報告は、報告内容と共に、タイミングや方法を見極めることも重要です。
どんなに重要な報告でも、上司が他のことで手いっぱいの時には、スルーされてしまう可能性があります。
上司への報告のタイミングを見極めるのは難しいですが、上司から「○○はどうなっている？」と聞かれてからでは遅いです。
仕事に一区切りついた段階で、上司に「○○の件で報告がしたい」と伝えてください。
具体的には、上司に「○○の件に関して報告したいのですが、今お時間よろしいでしょうか？」と聞くのがオススメです。
上司の都合が良ければ、その場ですぐに報告を開始できるでしょう。
上司の都合が悪い場合でも、「対応できる時間」を提示してくれるはずです。
また、どうしても時間がない場合や緊急性が低いと判断された場合、メールや報告書を使うよう指示されることもあります。
緊急性の高い情報でなければ、上司の指示に従いましょう。
メールで報告をする場合のポイント
上司にメールで報告をする場合には「必要な情報を記載する」だけではなく、「相手にとって見やすいこと」も意識してください。
メールの件名に「○○進捗報告」などと記載する他、本文中にもナンバリングや箇条書きを活用するなど、情報を整理して伝えます。
大切な報告だからこそ、相手が見落としてしまわないよう注意しましょう。
報告がうまい部下は評価も高い
上司への報告・伝達がうまい部下は、ただそれだけで「仕事ができる人」という評価を得やすくなります。だからこそ、行き当たりばったりで仕事の報告をこなすのは辞めましょう。
大切なのは情報を整理し、相手にとってわかりやすい方法で伝えること。
必要があれば資料やデータ、下記のようなメールも利用して、伝わりやすい報告スタイルを工夫してみてください。
