確かに接待を受ければ、取引先とのコミュニケーションは図れるかもしれませんが、正直なところ「食事や飲み会はできれば断りたい…」というケースも多いハズ。
ただ単純に「NO」と伝えるだけでは、取引先との関係性を悪化させてしまう可能性もあります。一体どうすれば、相手の気分を害さずに、こちらの気持ちを伝えられるのでしょうか。
ビジネスマナーに則った、スマートな接待の断り方を例文を挙げて紹介していきます。
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接待は会社同士の付き合い
接待の場に招待する人、招待される人は、会社に所属する「個人」です。
取引状況によっては、自分自身が「接待を受ける身」になることもあるでしょう。
しかし、ここで忘れてはいけないのが、接待の本質についてです。
接待は、会社が会社をもてなす行為です。
接待を断るときにも、その決断は「会社全体の決断」とみなされます。
だからこそ、マナーに則った形できちんと断ることが大切なのです。
誤解を避けるためにも、曖昧な態度はとらないようにし、誠意のある行動を心掛けましょう。
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一般的に使える2つの断り理由
では、得意先からの食事や飲み会のお誘いに対して、誠意をもって断るためにはどうすれば良いのでしょうか。
ここで鍵となるのが「接待を受けられない理由」についてです。
接待を断るときでも、ただ単純に「参加できません」と伝えるだけでは、ぶっきらぼうな印象になってしまいます。
「なぜ接待を受けられないのか」という理由をきちんと説明することで、得意先にも納得してもらいやすくなります。
但し、どんな「理由」でも使えるわけではないので注意してください。
一般的に接待を断る際に使える理由は、以下の2つです。
- 日程の都合が合わないので…
- 会社の方針で接待を受けられないため…
もちろん、食事や飲み会への参加を断る理由は、この2つ以外にも様々です。しかし、相手が取引先の場合には、不快にさせないための気遣いが必須です。
「断る理由を、素直に伝えるべきではない」と思うときは、上記の理由で相手を納得させることをオススメします。
接待の断り方例文
接待を断るときの例文は以下のとおりです。「どう伝えるべきなのか」と悩んだときには、ぜひ参考にしてみてください。
日程が合わないことを伝える場合
接待に招待されたにも関わらず、何らかの理由によって参加できない場合、もっとも使えるのが「日程の都合が合わないため断る」方法です。
この場合、以下のフレーズを活用してみてください。
- あいにくその日はほかに予定が入っており、調整が難しい状況です。
- ただいま仕事の納期が迫っており、残念ながら今回は参加できません。
- 残念ながら仕事が立て込んでおりまして、しばらくは予定が立てられない状況です。
- 私事で恐縮ではございますが、予定が立て込んでおり、今回は謹んで辞退させていただきたく存じます。
自分の名前を名乗り、声をかけていただいたことへの感謝の意を伝えた後に、これらの理由を伝えましょう。
- せっかくの機会ですのでご一緒させていただきたかったのですが…
- ご一緒させていただきたいのはやまやまなのですが…
こうしたフレーズを間にはさみこむことで、「本当は行きたかったのですが、やむを得ず断ることになってしまいました」という気持ちも伝えられます。
会社の方針で接待を断る場合
取引先から持ち掛けられた接待の中には、自分の立場や会社としての立場を守るために「受けるべきではない」ものも存在しています。
相手側が接待を企画した意図がはっきりしていて、会社としてその意向に沿うことが難しい場合には、断った方が無難です。
しかし、このときに「日程の都合」を理由に断れば、再度誘われてしまう可能性もあります。
また、「接待を受けられない理由」をそのまま伝えても、相手先に不快な思いをさせてしまうだけでしょう。
今回は相手の意向に添えなくても、今後また、別の形で取引が生まれる可能性もあるのがビジネスの世界です。
相手との関係性を悪化させないために使えるのが「会社全体の接待自粛」という理由です。
具体的な伝え方は以下のとおりです。
- 大変恐縮ではございますが、会社の方針で接待はなるべく自粛することになっています。
- 弊社規定のひとつとして、お得意様へ負担をかけないようにとの指示がくだっております。
こうしたフレーズにお詫びの言葉を添えると、より丁寧な印象になります。
- このような返事となりましたこと、深くお詫び申し上げます。
- せっかくお誘い頂いたにもかかわらず、申し訳ございません。
- 大変心苦しい限りではございますが、弊社の事情をお汲み取りいただければ幸いです。
上記をセットにして、丁寧な接待お断りメールを作成してみましょう。
まとめ
個人同士の関わりだけではなく、会社全体が関わってくる接待だからこそ「何でもとにかくOKすれば良い」というものではありません。
時には、取引先との関係を壊さないように配慮しながら、上手に断るスキルも求められます。
適当な理由を選んだら、相手の心情に理解を示した丁寧な文章を作成し、取引先からの提案を上手に断れるようになれば、社会人としての成長にもきっとつながることでしょう。
