残業の断り方

ビジネスマナーに則った上で、できればスマートに断りたいところ。
どのような言い訳や理由を用意して、そしてどう相手に伝えるのがベストなのでしょうか。
「断りづらいなぁ」と思ったときに使えるテクニックを紹介していきます。

残業を断るためには「理由」が大事

残業を断るためには、相手を説得するための「理由」が必要となります。
要するに「残業ができない言い訳」ですが、できれば「言い訳」に聞こえないような理由を提示したいところです。
単に「自分勝手な言い訳だろう」と判断されてしまうと、「やる気がない」と思われてしまう可能性もあるでしょう。

では、残業を断るときに使える理由には、どのようなものがあるのでしょうか。
まずは、残業を断りづらいときに使いたい4つの理由を紹介します。

定番の「体調不良」

体調が悪いところを無理して残業をさせても、あまり良いことはありません。残業を頼んだ上司にとっても、「それならば仕方がないか」と「納得しやすいでしょう。
家族と一緒に暮らしている場合は、「家族の体調不良」を理由にするのもオススメです。

最近増えつつある「家庭の事情」

深くツッコまれたくないときには、「家庭の事情」という言葉が効力を発揮してくれます。
できるだけ深刻な表情をして伝えることで、「何か」を察してくれる人もいるでしょう。

親の面倒や子供の世話など、「体調不良」と同様、家族と同居している方は比較的使いやすい理由です。

使い回しが効く「予約の時間」

日常シーンを活用したケースとして使いやすいのが、「病院の予約」や「美容院の予約」、「英会話」などの習い事です。

「通院していて…」「なかなか予約がとれなくて…」「授業の差し替えができなくて…」と説明できると、より説得力が増すはずです。

使い回しが効く「行事やイベント」

残業をすることで、周囲に迷惑をかけてしまうことを説明するのもオススメの方法です。
何度も使える方法ではありませんが、自分や周囲にとって「特別なイベントがある」ということを伝えるのもオススメの方法です。

「申し訳ありませんが、今日だけは…」という思いで伝えることで、よりイベントの大切さが伝わります。

断りづらいからこそ「伝え方」が大切

断りづらいときほど、マナーに則り、相手を不快にさせない伝え方を実践することが大切です。
具体的には、どのようなポイントを意識するべきなのでしょうか。
詳しく解説していきます。

クッション言葉を使う

まずは、「断る」という会話のニュアンスを柔らかくするため、クッション言葉を活用しましょう。言葉の印象を弱められます。
残業を断るときに使えるクッション言葉には、以下のようなものがあります。

残業できない理由を伝えるときには、なるべくクッション言葉とセットに利用してみてください。

代替案を提案する

どんな理由や言い訳を考えても、相手にとっては「残業ができない」という事実には変わりがありません。
業務的に困るケースもあるでしょう。
そんなときには、代替案を提案するとより丁寧な印象になります。

一部のみでも相手の提案を受け入れることで、互いに前向きに業務を進めることができます。

相手にとってのメリットを伝える

最後のコツは、「相手にとってのメリットを伝える」ということです。
つまり「今日は残業しない方が、あなたにとっても良いことがある」と示す方法です。

代替案の提案と共に伝えることで、より説得力が増すことでしょう。

どんな理由でもフォローは大事

仕事の多くはチームで回していくものです。
定時内で仕事を終わらせようとどんなに頑張っていても、「どうしても残業が発生してしまう」というケースもあるでしょう。
残業ができない日があるのも当然ですが、その分他の誰かに負担をかけてしまっているのかもしれません。

理由や伝え方を工夫して「残業しなくても良い」という状況になっても、忘れていけないのが周囲へのフォローです。
もし、自分の代わりに残業をしてくれる人がいるなら「ありがとうございます。助かります」と伝えておきましょう。

また、普段から人間関係を良好にしておくことも、気持ちよく断るためのポイントの一つです。
自身の仕事と周囲の状況を見極め、互いに助け合いながらその都度ベストな選択ができるよう意識してみてください。

まとめ

「今日はどうしても残業をしたくない」というときにも、自身の気持ちを伝えるためにはコツがあります。
マナーを守って、周囲を不快にさせないための気遣いを実践しましょう。

残業ができない言い訳は、いくつか用意しておくと安心です。
「嘘をついて残業を回避している」と思われてしまうと、会社や周囲からの評価ダウンは避けられません。
「今日だけは…。でも残業を頼まれそう！」という日には、しっかりと心の準備を整えておくのがオススメです。

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