ビジネスメールでは、相手の要望に応えられず、断りの連絡をしなければならないケースも少なくありません。
「YES」と答えるメールよりも「NO」と答えるメールの方が、作成しづらいと感じる方も多いはず。
相手との今後の関係を考えても、丁寧に気持ちを伝えたいところです。
直接顔を合わせて話すよりも、気持ちが伝わりにくいのがビジネスメールの特徴でもあります。
こちらでは、断りメールを送る際のポイントをまとめてみました。
マナーを守った上手な断り方を身につけて、どんな場面でも対応できるビジネスパーソンを目指しましょう。
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目 次
断りメールで使う言葉は慎重に
断りの連絡をメールで送るときは、使う言葉の一つ一つを慎重に選ぶのがおすすめです。
ビジネスシーンにおいて、断りメールを作成することや受け取ることも珍しくありません。
しかし、そこに使われている言葉をどう受け取るかは、立場や人によって全く異なります。
ビジネスメールにおいて断るときは、曖昧な表現ではなくはっきりと伝えることが重要とされています。
曖昧な表現を使っていては、「自分としては断っているつもりでも、相手はそう思っていない」というトラブルも考えられるためです。
断りフレーズ例
- 大変申し訳ございませんが、現状ではお応えすることができません。
- せっかくのお申し出ではありますが、納期事情もあり、ご要望には添いかねます。
- 再度の値下げに関しましては、勘弁していただきたく存じます。
ただし、あまりに強い表現を使い過ぎると、「マナーのなっていない人」として、自社や自分自身の評価を落としてしまう可能性もあります。
今後も円滑なお付き合いを続けていくためにも、上手な断り方ができるよう、丁寧な断りメール文章作成を心がけましょう。
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相手方が納得できる理由を使う
断りメールを作成するときには、冒頭の挨拶を済ませ、断ることを伝えたあとに丁寧に理由を伝える必要があります。
このときにも、相手に悪印象を抱かせないためのコツがあります。
相手の立場に立った理由を述べる
断る理由を伝えるときには、つい「作業時間が確保できない」「希望金額に合わない」など、自分目線になってしまいがちです。
しかし、相手方からすると「それはそちらの都合だから」という思いにさせてしまい、「こちらに合わせる姿勢が見られない」と、悪印象につながってしまう場合もあるので十分注意が必要です。
理由を述べるときには、ぜひ相手の立場にたって「なぜできないのか」を冷静に説明するようにしましょう。
断りメールの言い訳例
- スケジュールが遅延すれば、貴社の業務にも悪影響を与えてしまう懸念があり…
- 品質面で貴社にご迷惑をかけることを避けるため、今回は見送らせていただくことになりました。
上記のように、こちらが受け入れることで相手が被る不利益を具体的に説明すれば、相手も「なるほど」と納得しやすくなります。
対応可能な代替案を提示する
受け入れられない理由と共に、「こういった条件ならば受け入れられる」という代替案を提示することで、スムーズにやりとりできる可能性も高まります。
代替案の提示は、相手先との交渉になりますから、上司と相談の上で慎重に決定するのがおすすめです。
断りメールの代替案例
- 今回のみ○％値引きにて対応させていただきたいと存じます。
- ○月○日までお時間いただけましたら対応可能です。
冷たい印象にならないように
「断り」のメールは、事実だけをそのまま伝えてしまうと、相手をムッとさせてしまう可能性も高いものです。
例えば「今回はお断りさせていただきます」とだけ記載すれば、相手の立場を全く考えていない一方的なメールと受け取られてしまうかもしれません。
丁寧な言葉や柔らかい言葉を活用して、上手な断り方を実践してください。
例えば同じことを伝えていても、
- 今回は見送らせていただきたくお願い申し上げます。
- 大変心苦しいのですが、お断り申し上げます。
などと表記することで、止むを得ず断る気持ちが伝わり印象もかなり変わるはずです。
相手を気遣う一文や丁寧な表現を取り入れるよう心がけましょう。
最後は相手をフォローして
ビジネス上、今回は残念ながら断ることになったとしても、それで完全に縁が切れるわけではありません。
これから先、また別の縁でつながることもあるでしょう。
良い関係を維持できるよう、取引先をフォローすることも忘れないでください。
- またの機会にお願いすることがあるかと存じますので、その際はよろしくお願い申し上げます。
- 恐れ入りますが、また改めてこちらから連絡させて頂きたく存じます。
このような言葉を添えるだけでも、今後の関係性を維持しやすくなるはずです。
断りメールで使えるフレーズ
ここでは、断りメールを作成するときに覚えておきたい、一般的な断りフレーズを紹介します。
上手な断り方を頭に入れておくと、さまざまな場面で活用できます。
- 誠に残念ではございますが、お断り申し上げます。
- 今回のご要望には添いかねますので、あしからずご了承ください。
- せっかくのお申し出ですが、お気持ちだけありがたく頂戴します。
- 今回は、謹んでご辞退させていただきたく思います。
- 今回の件は白紙に戻させて頂きたく存じます。
- あいにく既に予定が入っており、参加できそうにありません。
断りの気持ちを伝えるフレーズはいくつもあります。
いくつか頭に入れておくことで、断りメールのバリエーションも豊富になり、また自分の気持ちも伝えやすくなるでしょう。
断りメールには相手を不快にさせない気遣いが必要
断りメールを送信するときには、相手を不快にさせないよう、細心の注意を払う必要があります。
敬語の使い方や各種マナーはもちろん、相手の立場を思いやった文面づくりを意識してください。
各種例文を参考にして、はっきり断りながらも、相手との関係を崩さないメール作成を実践しましょう。
