社内メールの中でも、上司に対するメールは特別なもの。
どう書けば良いのか、いつも悩んでしまうという方も多いのではないでしょうか。
マナーに則った上で、自分の気持ちをきちんと上司に届けられるようなビジネスメールが理想です。
上司へのメールで覚えておきたい基本的な注意点、そしてシーン別の定番フレーズやメール作成のコツなどを紹介していきます。
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目 次
上司への「お願いメール」のポイント
上司に何かを依頼する場面がビジネスシーンでは多くあります。
仕事のチェックや許可、アドバイスなど、上手に依頼をすることで、お互いが気持ちよく仕事を進めることができます。
直接お願いするのが最善ですが、時間がないときにはメールで依頼をするとより効率的です。
上司への「依頼メール」4つの注意点は？
上司に何かを依頼するメールを送信するときの注意点は以下の4つです。
- いつ、誰が、どこで、なぜ、何を、どうやってなど、依頼に関する情報を明確にする
- 敬語は正しく使う
- 相手への気遣いを忘れない
- 依頼メールであることを、「件名」で明確にする
上司に何かを依頼するときには、依頼する「内容」と「いつまでに必要か(期限)」をはっきりと伝えることが重要です。
この情報がなければ、上司も困ってしまいます。
急ぎで対応してもらいたいのか、それとも手が空いたときで構わないのか、しっかりと記載しておきましょう。
また、お願いするメールだからこそ、相手に対する気遣いを見せることや正しいマナーを守ることも重要なポイントです。
「件名」で依頼メールであることをわかりやすくすれば、上司側の手間も減りスムーズな伝達につながります。
依頼メールで使える4つのフレーズ
上司に依頼メールを送るときに、使えるフレーズを4つ紹介します。
- 突然のお願いで申し訳ありませんが、○○をしていただけませんでしょうか。
- まことに勝手なお願いで恐縮ですが、お願い申し上げます。
- 大変恐縮ですが、○○いただきますよう、何卒よろしくお願い申し上げます。
- お忙しいところ恐縮ですが、ご依頼申し上げます。
相手を気遣う文章は、定型文で覚えておくと便利です。
疑問形とセットにすると、丁寧な形で依頼ができます。
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上司への「謝罪メール」のポイント
何かトラブルを起こしてしまったときには、素早く謝罪メールを送信することで、印象悪化を防ぐことができます。
具体的な注意点やすぐに使える定番フレーズを頭に入れておきましょう。
上司への「謝罪メール」4つの注意点は？
上司へのメールの中でも、特にしっかりと「気持ち」を届けたいのが謝罪メールです。
いくつかの注意点を守ることで、お互いに気持ちの良い関係が築けることでしょう。
具体的なポイントは、以下の4つです。
- とりあえずメール、その後直接謝罪に出向く
- 謝るだけではなく、今後の対策を盛り込む
- 誤解のないよう、丁寧に伝える
- 謝罪に至るまでの経緯を説明し、言い訳しない
大きな問題になれば、「謝罪はメールのみでOK」というわけにはいきません。
取り急ぎメールで経過報告と謝罪の意を伝えたのちに、直接上司のもとに出向くことを心がけましょう。
メール本文では、なぜ問題が起きてしまったのかを説明し、さらに今後の改善策を示します。
しっかりと謝ることで反省の気持ちが伝わり、信頼感へとつながります。
謝罪メールで使える4つのフレーズ
謝罪メールでは、とにかく「謝罪の意」を伝えることが重要です。
失礼のない言い回しを、しっかりと頭に入れておきましょう。
- 多大なご迷惑をおかけして、深くお詫びいたします。
- なにとぞご容赦いただきたく、お願い申し上げます。
- お手数をおかけしますことを、重ねてお詫び申し上げます。
- 不注意であったと、猛省しております。
まず、問題の経緯を説明し、上記のような謝罪文で気持ちを伝えます。
その後、「今後ともどうぞよろしくお願いいたします」という文章をつなげることで、心のこもった謝罪メールになります。
上司への「報告メール」のポイント
上司へのメールの中でも、特に多いのが報告メールです。
どのような点に注意して、メールを作成すれば良いのでしょうか。
上司への「報告メール」4つの注意点は？
上司への報告メールで注意したいポイントは以下の4つです。
報告メールを作成する際には、ぜひチェックしてみてください。
- 情報は正確に記載する
- 箇条書きを活用し、わかりやすくする
- 素早くメール送信する
- 報告内容がわかる「件名」にする
報告メールは、仕事の進捗状況を上司と共有するためのメールです。
情報共有が目的だからこそ、「見やすさ」にこだわってメールを作成することも重要なポイントとなります。
正しい情報をできるだけ素早く届けられるよう意識して書くよう心がけましょう。
報告メールで使える4つのフレーズ
報告メールを作成する際に使えるフレーズを、具体的に4つ紹介します。
状況に合わせて選択してみてください。
- ○○の進捗状況について、以下のとおりご報告いたします。
- △△の仕事が無事に完成いたしましたので、ご報告いたします。
- ××様より受注をいただきましたので、取り急ぎご報告いたします。
- 下記の内容で問題ないか否か、確認の上返信をお願いいたします。
相手に正しい情報が届いて初めて、報告メールはその意味を成します。
もし上司からの返信が必要であれば、報告と共にわかりやすく依頼をしましょう。
状況に応じ、正しいフレーズを頭に入れよう
上司へのメールでは、しっかりとマナーを守った上で、「正しい内容を素早く伝えることが重要です。
それぞれのシーンに合わせたフレーズを「定型文」として頭に入れておくことで、スムーズなメール作成につながります。
また、状況に合わせて、自分でアレンジすることもできるようになるでしょう。
上司に対して失礼なメールを送らないよう、意識して取り組んでみてください。
