職場では、日々さまざまなビジネスメールをやりとりすることになります。
特に社内メールは、同僚との情報共有や上司への報告など、多くの場面で活用するでしょう。
とはいえ、いざ社内メールを書き始めると、「敬称はどう書けば…!?」なんて悩みがちなポイントも。
社内メールにおける、正しい敬称の使い方を勉強しておきましょう。
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目 次
社内メールの敬称ルールって？
ビジネスメールでよく使われる敬称には、「様」や「殿」、そして「さん」などがあります。
どの敬称を選べば良いのか、特に迷いやすいのが上司に対してメールを送信するときでしょう。
普段は「○○さん」「○○部長」と呼び掛けている相手に対して、「様」や「殿」を使うべきなのかどうか悩んでしまいます。
実は、社内メールにおける敬称マナーは、はっきりと定められているものではありません。
状況や相手に合わせて、自分自身で使う敬称を決めることができます。
社内ルールの確認は必須
ただし、敬称マナーがないとはいえ、自分のルールに沿って行動していたら、社内で自分だけが浮いていたなんて失敗にもつながりません。
できれば社内ルールを確認して、それに従うのがおすすめです。
明確なルールが記されていなくても、会社ごとに社内メールでは、「上司であっても○○さんと記載する」「誰に対しても一律で様を使用する」など、暗黙の了解で細かなルールが適用されているケースも多くあります。
ときには部署ごとに異なるルールが適用されている場合もあるので、相手に不快感を与えないためにも、事前に確認しておくと安心です。
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「様」と「殿」の使い分けについて
社内で明確なルールが存在しない場合、自分自身の判断で敬称を選択することになります。
基本的には「様」や「殿」、「さん」など、何を使っても良いということになりますが、一般的なメールマナーだけは頭に入れておきましょう。
「様」は誰に対しても使える敬称なので、上司、先輩、部下のそれぞれで区別する必要はありません。
しかし「殿」を使う場合には注意が必要です。
「殿」はもともと、宛名が役職名であるときに「部長殿」などの形で使われるのが一般的とされてきました。
しかし近年では、「殿という敬称は、目上の人が目下の人に対して使う言葉だ」という考え方が広がってきています。
受け取る人によっては、不快な思いをさせてしまう可能性もあるので、上司や先輩に対する敬称は「殿」以外を使う方が安心です。
「様」を使うときの注意点
「さん」ではカジュアルになりすぎるという場合に、便利に使えるのが「様」です。
「殿」のように対象が限定されることもありませんから、上司、先輩、部下と幅広く活用できることでしょう。
しかし「様」を使うときにも、いくつか注意しなければならないポイントもあります。
以下の点を頭に入れておきましょう。
肩書きに「様」を付けると二重敬語に！
上司に社内メールを送信するときには、「山田部長」「鈴木課長」のように、名前と肩書きをセットにして宛名にする方も多いことでしょう。
「山田部長」「鈴木課長」だけでは、なんとなく失礼に当たる気がするという理由で「山田部長様」「鈴木課長様」と、「肩書き」＋「様」という形にする方がたまにいますが、これは間違いです。
「部長」や「課長」といった肩書きには、すでに敬称が含まれています。
ここに「様」を加えると、敬称に敬称を重ねて二重敬語になってしまいます。
たとえ相手が社長であっても、「○○社長」とするのが正解です。
普段の関係性によっては不自然になる可能性も
非常に便利な「様」という敬称ですが、相手との関係性によっては不自然になってしまう可能性もあります。
普段から密にコミュニケーションをとっている部下に対して、突然社内メールで「○○様」と呼びかけたら、後輩にとっても堅苦しく違和感を覚えます。
自分と立場が似ている相手や気の置けない部下と社内メールでやりとりするときには、よりシンプルな「さん」や「君」を使った方が良いケースもあるので、状況に応じた判断を心掛けましょう。
複数に宛てて送信する社内メールの敬称は？
情報共有を目的とした社内メールでは、複数人に宛てて一斉にメールを送信することもあります。
人数が多くなれば「各位」という言葉を使うケースも多いはずです。
「総務部各位」「プロジェクトメンバー各位」といった形で使うのが一般的ですが、肩書きと同じく「各位」にはすでに敬称が含まれています。
「各位様」「各位殿」という形にすると、こちらも二重敬語になってしまうので注意してください。
まずは職場内のメールルールの確認から
社内メールにおいて、正しく敬称を使うためのコツは、何はともあれまずは職場内でごく自然に使われているルールを確認することです。
明確にルールとして決められている場合もありますが、「慣例」としてルールめいたものが決まっているケースもあります。
この場合、先輩が送信するメールを参考にするなどして、社内もしくは部署内での敬称ルールを学んでみると良いでしょう。
敬称がしっかりと使えるようになれば、社内メールでのやりとりもよりスムーズにできるはずです。
より自信を持って、毎日の業務をこなせるよう、早めに社内の敬称ルールを身につけておきましょう。
