ビジネスメールでは、初めての相手とメールでやりとりをする機会が多くあります。
メールとはいえ、相手の顔を見ないままコミュニケーションをスタートするわけですから、実際に顔を合わせるときよりも、より慎重なメール作成を心がけたいものです。
ここでは、初めての相手にも、好感を抱かれるビジネスメールの書き方について紹介していきます。
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目 次
用件が伝わりやすい「件名」を
社外の知らない相手から突然メールを受信したら、「迷惑メール」を疑う方も多いはずです。
ビジネスメールの場合、1日に何十通、何百通ものメールをやりとりする方も少なくありません。
一度「迷惑メールだろう」とスルーされてしまったメールは、迷惑メールフォルダや他のメールの中にどんどん埋もれてしまいます。
こんな失敗を防ぐために重要なのが、「件名」の工夫です。
メールを受信した段階ですぐに目に入る「件名」で、相手の警戒心を解きましょう。
具体的な事例を、以下に紹介します。
メールの用件を明確にする
どんな用件でメールを送ったのか、「件名」を見ただけでわかるようにしておくことは、ビジネスメールの基本です。
社外で初めて仕事を依頼する時などは、「初対面の挨拶」や「アポイントのお願い」、「○○のご提案」など、わかりやすい内容で伝えましょう。
会社名・個人名を入れる
初めての相手だからこそ、自分がどこの会社に所属している誰なのかを明確にすることもビジネスメールでは大切です。
自分自身が「初めまして」でも、会社としては繋がりがあるケースも多いはず。
用件を伝えたあとに【○○株式会社 総務部△△】など、自身の情報を開示しておきましょう。
紹介者の名前を入れる
もし誰かから紹介を受けてメールを送ったのであれば、その情報を明記しておくのが賢明です。
「○○会社の××様からご紹介頂きました」という一文で、相手にメールを送るまでの経緯を伝えることができ、本文にまで目を通してもらえるチャンスが広がります。
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書き出しに工夫して印象を良くする
ビジネスメールで重要なのは、相手に素早く用件が伝わることです。
しかし、初対面の場合には、より丁寧さを意識した挨拶で印象を良くすることも、重要なポイントとなります。
メールの書き出しには、簡単な挨拶文を挿入するのが一般的ですが、「初めまして」のみだと、少し不愛想な印象を与えてしまいます。
下記のようなフレーズを一言添えるだけでも、印象度は上がります。
- 突然のご連絡失礼いたします。
- 初めてメールを送らせていただきます。
- この度はお世話になります。
「お世話になっております」はアリなのか
ビジネスメールで一般的に使われる書き出しには、「お世話になっております」というフレーズがあります。
どのような場面でも使える便利な挨拶で、「初対面でも問題ない」と判断されることが多いようです。
もちろん「自分としては初めて」でも、ビジネスの関係性を考えたときに「どこかでつながりがある」というケースも少なくありません。
この場合、「お世話になっております」というフレーズも問題なく使えることでしょう。
しかし、これまでに全く取引がない相手の場合、突然「お世話になっております」と切り出されることで、違和感を覚える方も少なくありません。
初対面の相手には、安易に利用することは極力控え、状況によって使い分けることをおすすめします。
初対面だからこそ、自己紹介も忘れずに
文頭で初対面の挨拶を伝えたら、次は自己紹介を続けていきます。
正確に伝えるべき点は、以下の3つです。
- 正式な会社名
- 所属部署
- 自分の名前
会社名や所属部署は、必ず「正式名称」で書くことが重要です。
相手にきちんとした情報を与えることで、信頼度アップにつながります。
続けて、なぜメールを送信したのか、経緯についても知らせておくとより丁寧な印象になります。
「貴社のウェブサイトを拝見し、メールを差し上げました」などと記載があれば、より送信者の情報が伝わりやすくなります。
前述の通り、もし紹介者がいる場合は、その情報も伝えておきます。
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メールの〆まで気を抜かないこと
初めてのビジネスメールだからこそ、メールの最後の部分まで気を抜かず、丁寧さを意識しましょう。
メールの〆がしっかりしていないと、取引先として「信頼性」に疑問を持たれ悪印象を与えてしまいます。
- 何卒宜しくお願いいたします。
- 今後ともどうぞ宜しくお願いいたします。
上記のようなフレーズを使うのが一般的ですが、相手に望む行動がある場合、そちらもきちんと伝えておく必要があります。
「何月何日までに絶対に返信して欲しい！」などの事情もあるかもしれませんが、初対面のメールで、こうした希望を押し付けることはおすすめできません。
初めての相手に要望を伝える際は、下記のようなフレーズで柔らかく伝える程度にとどめておきましょう。
- お忙しいところ恐縮ですが、ご検討結果についてお返事頂ければ幸いです。
- ○○様のご都合の良い日程にて、アポイントの調整をさせて頂けばと思います。
末尾の部分には、今後の末永いお付き合いを望む言葉を挨拶として挿入します。
最後まで気を抜かないことで、相手に悪印象を抱かれないビジネスメールに仕上がります。
- このたびは貴重な機会を頂きありがとうございます。
- 末永くお付き合い頂けますよう、よろしくお願いいたします。
初めてだからこそ自己情報の開示が重要
初めての相手に出すビジネスメールでは、相手の警戒心を解き、用件をきちんと伝えると共に自分自身のことを知ってもらうことが重要です。
そのためには、特に件名の付け方や、自己紹介の方法、用件の伝え方には気を配りたいものです。
今後、気持ち良くお付き合いを続けていくためにも、受け取る側の気持ちを考え、不信感を抱かせないよう配慮しながらメールを作成するよう心がけましょう。
