はじめてビジネスメールを送る際、冒頭の書き出しで悩む方も多いのではないでしょうか。
社会人経験が豊富なビジネスマンでも、間違った書き出しや不自然な挨拶文のまま送っているケースが間々見られます。
取引先との関係性や担当者との繋がりを考慮しながら、初めて送る相手に合わせた失礼のないメール挨拶は、ビジネスの基本中の基本です。
ここでは、そうしたビジネスシーンにおける、初対面の相手にメールを送る際に身につけておきたいマナーや注意点を紹介しています。
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初めての相手に送るビジネスメール注意点
はじめて取引する相手に送る場合
これまで取引が全くない企業や取引担当者へ送る時は、「冒頭挨拶」で初めて連絡する旨を伝えることが基本です。
- はじめてご連絡差し上げます。
- 突然のメールで失礼いたします。
など、初対面であることがわかる挨拶を明記した後に、本文書き出しへとつなげていきます。
気軽に「はじめまして」や「お世話になります」などの定型挨拶で送ってしまいがちですが、初対面の相手へ送るビジネスメールとしては、あまりにも稚拙なメールとして受け取られ兼ねないので注意が必要です。
また、仲介者を介してメールする場合は、「○○株式会社の○○様よりご紹介をいただきました〜」など、誰からの紹介で連絡したのかを、冒頭挨拶と共に明記しておきましょう。
仲介者を明記しておくことで、メールを読んでもらえる可能性がグンッと高まり、ダイレクトメールや営業メールと混同される心配も減るはずです。
受け取る担当者によっては、1日に何通も取引依頼等の初対面メールを受け取る場合もあります。
そういった相手にも、しっかりと目を通してもらえるよう挨拶文を工夫し、次の展開へと繋げていきましょう。
業務引き継ぎではじめて送る場合
担当者レベルで初めて送るケースの場合は、上記の新規取引とは違って少なからず繋がりがあるので、それほど気難しく考える必要はありません。
取引の度合いにもよりますが、
- いつもお世話になっております。
- いつもお引き立てありがとうございます。
などの一般的な冒頭挨拶を記した後、自己紹介や引き継いだことを伝えていきます。
取引担当相手が、決定権者や役職者の場合は、
- 平素はお引き立て誠にありがとうございます。
- 日頃よりご愛顧を賜わり、厚くお礼申し上げます。
など、多少改まった表現を使う場合もあります。
企業間の関係性で変わってくる場合もあるので、前任者から得た情報を元に、失礼のない挨拶でスムーズな引き継ぎを心がけましょう。
冒頭挨拶の後に気をつけること
新規取引先に送るメールの場合、挨拶文の後は、会社名＆氏名を名乗り、自社の特徴やメールを送った理由を明記していきます。
この際、先方の取り扱うビジネスに敬意を表しながら、協力や取引を呼びかけ、長文にならないよう簡潔に内容を伝えるようにします。
こちらの要望を伝えるばかりで相手を敬う気持ちがないと、押し売り感が出てしまい、受け取った側にマイナスな印象を与えてしまいます。
初めて送る相手の場合は特に警戒心が強いので、メールを送る前には、相手の立場に立った客観的な視点で再チェックするように習慣づけておきましょう。
