現代のビジネスシーンでは、昼夜問わず迅速に相手に連絡できるツールとして、メールを使ったやり取りが当たり前となってきています。
スピードが求められる分、誤って返信メールを送ってしまったり、敬意を欠く文章になってしまったりと、返信対応に戸惑うビジネスマンも多くいるようです。
ここでは、そうしたビジネスメールの返信マナーについてポイントごとに紹介していきます。
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目 次
ビジネスメール返信時のタイトルは？
「Re:」マークはそのままで！
受信したメールをそのまま返信する際、返信メールのタイトルには、通常「Re:」マークが自動的に付いています。
これを消してしまう人もいますが、どのメール(案件)に対しての返信かを相手に気付いてもらう「印」となるものなので、そのまま利用するのがベストです。
また、複数の人が案件に携わっている場合は、タイトルの最後に「○○○(社名)」や「○○○(氏名)」といったスタイルで付け足しておけば、相手も他の返信メールと混同せずに、より見つけやすくなります。
ただし、返信メールを複数回くり返すと、「Re:」マークが増えていってしまうので、その場合は1つのみを残して返信するのがマナーです。
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ビジネスメール返信時の本文は？
抜粋引用でスピード返信！
冒頭でも述べたように、ビジネスメールではスピードが求められます。
しかしながら、相手からのメールに対し、こちらからの回答のみでは、時として誤解や間違いのもとになりがちです。
そうしたトラブルを少しでも減らすために、返信メールの本文内には、相手からのメール本文を引用して返信するのが基本です。
相手からのメールの内容が多い場合は、要点部分を抜粋引用して、それに対して回答する形で返信すれば、メールも長文にならずスムーズです。
また、相手先とのこれまでのメールのやり取りを、全て引用活用し返信しているビジネスマンを稀に見かけますが、メールを受け取った相手にとっては、メールデータも重くなり、逆にわかりづらくなってしまうので、最新メールのみ or 最低限の引用のみに留めておきましょう。
スマホやタブレットでメールを確認するユーザーも増えてきています。
相手の利用環境をも想定した、素早く・わかりやすい返信メール運用を心がけておきましょう。
ビジネスメールの返信リミットは？
当日 or 翌日が基本！
ビジネスシーンにおけるメールの返信期限は、当日もしくは翌日が基本リミットです。
やむを得ずメール確認するまでに時間がかかってしまった場合には、「返信が遅くなり申し訳ございません。」等、一文お詫びの文章を入れておくと、相手の気持ちも柔らぎ、その後の文章へとスムーズに移れます。
また、相手からのメールは確認したが即答しづらい内容の場合は、確認したことだけでも先方に伝えておくと、時間に猶予もでき、相手方もストレスを感じることなく今後へと展開が図れるはずです。
スピードよりも本文重視の返信メールも
メールの内容を把握して適切な対応を！
ここまで、基本的なビジネスメールの返信マナーとして、相手になるべく早く返信することを薦めてきました。
しかしながら、ビジネスでは、スピード以上に返信内容に気をつけるべきケースも存在します。
例えば、クライアントからの仕事依頼メールや納期延期メールに対する断り、クレームや商品返却を求めるメールへの返答など、スピードを重視するより、内容や伝え方を気遣いながら返信すべきメールがあることを知っておきましょう。
断りメールの場合は、相手の立場が強ければ強いほど伝え方に注意が必要で、
- お力になれず大変心苦しいのですが〜
- せっかくご招待いただきましたが〜
など、相手の気持ちを汲み取りながらも、しっかりと断りの意思表示をすることが重要です。
また、クレームメール等に対応する際は、謝罪をはじめ状況ごとに今後の対応方法などを明記して、相手の感情や事態の沈静化を図ることに全力を注ぐようにしましょう。
いずれの場合も、慌てずに適切に対応し、相手の意向を鑑みながら会社が受けるダメージを最小限にとどめることを念頭に返信することがポイントとなります。
