ビジネスメールでは、手紙やFAXとはまた違った、メールならではの独特なルールやマナーがあります。
一般的によく使われる基本構成があるので、まずはそのポイントをマスターし、慣れてきたら自分なりの言葉を織り交ぜながら、スムーズなメール運用を展開していきましょう。
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一般的なメールの構成
宛 先
アドレスのドット文字ひとつでも間違うと、相手に届かないばかりか、誤送先のサーバにも迷惑となります。送信先のアドレスは一字一句正確に入力するようにしましょう。
件 名
メールの件名には、本文内容の概要が分かるように適切な名前をつけましょう。受信する側がはじめに目に付く部分であると共に、多くのメールの中から検索したり、見つけやすくするためにも気をつけておきたいポイントです。
宛 名
ビジネスメール等では、まずは宛名から入力します。会社名・部署名・名前(フルネーム)の順番です。名前は、省略しないのが正しい送り方です。相手とのお付き合いの距離感が初対面のように遠ければフルネームや役職記載の敬意表現で、身近になれば節度ある親近感を込めた○○様など、相手との関係性で上手に使い分けてください。
本 文
まず、いつもお世話になっておりますなどの簡単な挨拶と、自分の肩書きと名前を名乗ります。
次に、用件として、簡潔で読みやすい文章を心がけ、まわりくどい表現やあいまいな文章を避けましょう。文章が長くなる場合は、段落や改行を入れ、相手の気持ちになって、読み返しながら入力を進めてください。
また、相手にお願いする場合や用件を記載したあとには、必ず結びの言葉を終えるようにしましょう。
署 名
どの会社の誰が出したのかを明確にするために、メールの最後には自分の所属先・名前・電話番号などの入った署名を必ず入れるようにしましょう。メールソフトに設定しておけば自動的に入るものもあるので、複数用意しておき相手によって使い分けてもいいでしょう。
