こちらでは、ビジネスメールに関する疑問・質問をQ&A形式で紹介しています。
社外・社内の通信手段として、メールは欠かせない存在となっていますが、便利である反面、相手に不快な思いをさせないように充分注意する必要があります。
ビジネスマンにとってメールをどう使いこなすかは、仕事を円滑に進める上でも極めて重要です。
事前にトラブルを回避できるよう、今のうちに必要な知識を身につけておきましょう。
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目 次
よくあるメールトラブル例
Q．メールが受信できない！
Ａ．自分のメール環境を、一つひとつ確認していきましょう。
メールが受信ができない一番多い原因は、インターネット自体が繋がっていない場合です。正常に回線が繋がっているか、まずは確認してみましょう。
次に多いのが、使用中のサービスで受信サーバーが提供するメールボックスの保存容量が限界を超えている場合です。周囲の人が使っているメールは受信できるのに、自身のメールのみ受信できない場合は、この可能性が高いです。
その場合は、メールソフトのプロパティ画面「詳細設定」タブを選択し「サーバーにメッセージのコピーを置く」等のチェックをはずし、データが残らないようにしておきましょう。
最悪の場合、サーバー側でのデータ削除が必要となる場合があるので、常日頃から重いデータのやりとりや、データの溜め込みに注意するように心がけましょう。
Q．メールが相手に届かない！
Ａ．まずは、送信先アドレスの確認から。
相手に自分から送信したメールが届かない場合、まずは相手のアドレスが間違っていないか宛先を確認しましょう。
送信時に添付データを一緒に送る場合には、そのデータ容量が通信各社の規定容量を超えると送信できないことが多いので、宅ファイル便などのデータ転送サービスを活用して送ってみましょう。
Q．メールと電話、使い分けは必要？
Ａ．場面や状況に応じた使い分けがおすすめ。
ビジネスシーンにおいて、メールは必須ツールとなりましたが、メールにも向き・不向きがあります。
メールの特性は、なんといっても情報伝達速度の速さです。事実交換やデータのやり取りを瞬時に行うにはメールが一番、手間や時間もかからず伝達できます。
逆に緊急の用件や案件の決断を迫る時、早急な苦情対応時などは、電話や直接会って話すなど場面や状況に応じた対応が必要です。
Q．受信したメールが文字化けする！
Ａ．メールソフト環境設定で対応できるか確認しましょう。
通常、何気なく利用しているWEBサイトやメールですが、実際には、日本語をそのまま閲覧できるようにエンコードといわれる変換作業が見えない部分で行われています。
メールソフトでも同様にエンコードの切り替えで文字化けが解消する場合があります。
各メールソフトにはエンコード設定項目がありますので、まずはその設定を切り替えて解決できないか確かめてみましょう。
Q．メールで半角カタカナは使えますか？
Ａ．機種依存文字と同様に、メールでは原則使用禁止です。
メールの文字化け要因のひとつとして「半角カタカナ」を使ったり、「カッコつき文字」「マルつき数字」「ローマ数字」など、機種依存文字と呼ばれる特殊な文字を使うことが挙げられます。
見た目を重視するあまり、文章全体が文字化けしてしまっては、後々のトラブルへと繋がりかねません。相手の利用環境がわからない場合は、半角カタカナ含め機種依存文字を使わないように心がけましょう。
Q．添付されてきたファイルが開けない！
Ａ．まずは、開けない原因を特定しましょう。
ファイルが開けない主な原因は、データの破損や圧縮データが添付されており解凍するソフトを持っていない場合、ファイル自体が専用のソフトで作成されており、それを開くソフトを持ち合わせていない場合です。
データが破損している場合は、元データのファイル名に問題がある場合やデータ圧縮時に破損している可能性があります。相手側に改めて正常データを送信してもらう必要があります。
圧縮データが送られてきた場合は、フリーの解凍ソフトを準備すればすぐに対応できます。
逆に専用ソフトで作成してある場合は、送信者にPDF等にデータ変換を依頼するか、閲覧のみできるソフトをダウンロード活用することで内容を確認することが可能です。
Q．返信するタイミングやリミットは？
Ａ．メールを確認したことだけでも早めに伝えましょう。
メールの返信は早ければ早いほど、相手にも喜ばれます。情報伝達をスムーズに行うためにメールを利用する訳ですから、気づいた時点で返信するのがベストです。
しかし、打ち合わせ中などで返信できない場合は、遅くともその日中、もしくは確認したことだけでも伝えるように心がけましょう。
Q．返信時「Re : ○○○」はそのままでいいの？
Ａ．件名の「Re : ○○○」はそのまま使ってOKです。
件名の「Re : ○○○」はどのメールに対する返信かをわからせるものなので、そのまま利用してもかまいません。
案件名や自分の名前を入れたい時は「Re : ○○○」の件名に続けて、「(名前)」を書き足すと良いでしょう。
但し、何度もやり取りを繰り返すと「Re : Re : Re : 」と「Re : 」が増えるので、そうした場合はタイトルを付け直して送信する必要があります。
Q．送信先の役職名や敬称ルールは？
Ａ．社内・社外では呼称が変わるので注意が必要です。
社外に向けてメールをする時、会社や相手の役職に対する呼称は異なってきます。
自身の会社のことは「弊社」「当社」ですが、相手の会社ことは、「貴社」「御社」と書きます。
役職者には「○○部長」や「営業部 部長 ○○様」などとし、複数相手には「○○各位」と明記します。「各位」自体が敬意を表しているので「各位様」「各位殿」と表記するのは間違いですので気をつけてください。
Q．相手のメール文章を引用することはマナー違反？
Ａ．メール文章の引用は積極的に利用しましょう。
ビジネスメールでは、主に文章のみのやり取りとなるので、1日に何十通とメールを受信する相手だと、返事のみの回答メールでは、誤解や見落としが起りがちです。
そうした問題を未然に防ぐために、相手のメールに記載された質問や確認事項を引用します。
全文引用すると長くなってしまう場合は、要件部分のみを活用・返信することで、スムーズなやりとりが実現できます。
一部ではマナー違反と言われる引用活用ですが、メールが当たり前の現代では、使わないことの方がデメリットが多いので積極的に利用していきましょう。
Q．迷惑メールの対処方法は？
Ａ．知らない相手からのメールを開かないようにしましょう。
迷惑メールを全く受け取らないようにすることは難しいことですが、迷惑メールの標的になる確率を増やさないことはできます。
まず、英文のみの怪しいメールや、覚えのないメールを開かないようにしましょう。開いてしまった場合でも、本文中に記載のリンク先などをクリックしないようにしましょう。
また、メールソフトや利用しているプロバイダによっては、迷惑メール対策機能が付いているものもあるので、普段から受け取らないよう設定することで、被害に遭遇する確率を最小限に抑えることができます。