ビジネスメールの本文では、まずは宛名から入力します。
会社名・部署名(役職)・名前の順番です。名前は、省略しないのが正しい送り方です。
相手とのお付き合いの距離感が、初対面のように遠ければフルネームや役職記載の敬意表現で、身近になれば節度ある親近感を込めた○○様など、相手との関係性で上手に使い分けてください。
宛名を記載する上で一番気をつけたい点は、表記間違いです。
名前はもちろんのこと、社名や役職なども変わっている場合もあるので、注意が必要です。
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社外・社内メールにおける一般的な宛名例
社外向けメールの記載例
○○株式会社
商品開発統轄部 副部長 ○○様
商品提案や初めてメールする際に、相手の名前がわからない時などは「○○様」の変わりに、「○○株式会社 御中」を使います。
ここで気をつけたいのは、「様」と「御中」を併記しないことです。
「御中」とは、その組織の誰かに対して送る場合に使う敬称です。
例えば、案件の担当者が複数いて誰に送っていいかわからない場合や、会社や部署宛に送る際に使う敬称なので注意して使いましょう。
また、常日頃からよく連絡し合う相手の場合は、社名＋氏名のみの記載で済ます場合もあります。
社内向けメールの記載例
○○課 ○○課長
社内メールでの宛名は、上司であっても「様」などの敬称表記は基本的につけないのが通例です。
敬称を付ける場合は、役職がない先輩などに対してメールを送る時などで「○○様」「○○さん」といった使い方をします。
たまに、「殿」や「様」を役職名の後に記載する新入社員がいますが、役職名自体に敬称の意味が込められているので、メールのみならず電話応対でも間違った使い方となるので注意が必要です。
また、部署全体に送る同報メールの場合は、「営業部各位」「営業二課各位」など、メールが送られている範囲がわかるように宛名を記入します。