メールを送った際に、一番最初に目にするのが件名です。
件名は、ビジネス文書のタイトルに当たります。受信者はたいてい件名を見て、そのメールをすぐに開くかどうかを判断します。
その件名が、相手に興味・関心を持たせるものかどうかで、情報伝達のスピードが変わってしまいます。
そのためにも送信者は、そのメールの内容が一目で用件の内容が想像できる、日時や具体的な件名にする工夫が必要です。
また、初めてメールする相手には、件名部分に社名や自分の名前を入れておくと、相手に読んでもらいやすくなり親切です。何十通もメールを受け取る忙しい相手に送る場合は、特に気を配りましょう。
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目 次
メールを読んでもらうための件名の付け方
具体的な名称や内容を入れる。
例：スプリングフェア開催のお知らせ
日付や数字などの特定しやすいものを入れる。
例：○月○日販促会議の開催場所変更のお知らせ
送り手の意図を伝える。
例：次回打ち合わせ日程変更のご相談
緊急性や重要度を伝える。
※本当に緊急・重要な時のみに使用。
例：【重要】○○商品の操作トラブルについて
なるべく20文字以内の内容に納める
例：新規プロジェクトご提案の件
社名や名前を入れて情報の差別化を図る。
例：○○の開発費用のお見積り(○○開発株式会社)
以上、主なポイントを挙げてみましたが、いかがでしたでしょうか。
件名ひとつとってみても、相手とスムーズな意思疎通を図る上では、十分気をつけることが大切です。
後でメールを探す際にも、件名が具体的なものだと探しやすくなります。
より良い人間関係を築くためにも、ぜひ思いやりある件名表記を実践してみてください。