ビジネスメールの注意点

メールを書くことに集中し過ぎると、受信側の環境やデータの情報量、メールの見やすさなどは、どうしても見落としがちになります。
ここでは、「メールが開けない」「文字化けする」「添付ファイルが開けない」といったよくあるトラブルから、ビジネスメールを使う上でのちょっとした注意ポイントを紹介しています。

よくあるメールトラブル

文字化け

半角カナや機種依存文字は、パソコンの環境によって文字化けをして、読めない場合があります。
相手の閲覧環境を考慮し、特殊な記号、日頃使わない難しい漢字などは極力使わないようにしましょう。

添付ファイルが送れない・受信できない

画像や書類など、何気にいくつも添付を重ねると、知らず知らず大きいファイルサイズになっていることがあります。
いくつもまとめて送ると、重すぎて送信・受信エラーとなり、送られた相手が受信できない場合があります。
重たいデータは圧縮ファイルなどにして、データ転送サービスなどに添付して送りましょう。

メールの内容が長文に・・

用件部分に関しては、改めてその要約を数行で明記し、伝えたい具体的な内容を暗示させます。
どういった内容のメールを送ってきたのかがわかるように明記するのがポイントです。
簡潔に、見やすく書くことを心がけましょう。