人事異動・転勤時の挨拶マナー

会社員人生に大きな影響を与える人事異動。栄転・左遷・地方への転勤など、ここでは、自身が人事異動に遭遇した時に使える「人事異動・転勤時の挨拶マナー」を紹介しています。
人事異動で転勤が決まった時には、取引先や一緒に仕事をする仲間に迷惑をかけないよう、マナーを守って行動することが大切です。
引き継ぎをきちんとすることはもちろんですが、社会人としての印象にも関わる「挨拶」も重要なポイント。

異動が決まった時の、引き継ぎ挨拶のポイントについて、知っておくべき点をまとめます。

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異動が決まったら引き継ぎ準備をスタート

異動の内示が出たら、自分にできる範囲で引き継ぎの準備を始めます。
必要な資料があれば整えておき、顧客に関する情報もまとめておきましょう。
後任者への具体的な引き継ぎができるようになるのは、異動の情報を周囲と共有できるようになってから。
しかし、その前に準備を進めておくことで、スムーズに仕事を引き継げるようになります。

また、どのようなタイミングで何を誰に引き継ぐのかは、上司の指示に従うのが基本です。
内示が出た段階で派手に動き過ぎると、トラブルのもととなる可能性もありますから、慎重に行動してください。
上司の指示のもとで実際に異動するまでのスケジュールを組み、心の準備を整えておきましょう。

異動の挨拶は丁寧に

異動をすることが決まり、周囲に知らせても良い時期が来たら、関係各所にきちんと挨拶をしておきましょう。
引き継ぎがスムーズになると共に、周囲の不安を和らげる効果も期待できます。
どのような相手にどんな挨拶をするべきか、詳しく紹介していきます。

取引先への挨拶

異動の挨拶をするときに、最も注意する必要があるのが取引先への挨拶です。
自分が担当していた会社があれば、その会社にとっては「担当者が変わる」ということになります。
丁寧な挨拶を心掛けることで、取引先の不安を和らげることができるでしょう。

まずはメール、もしくは電話で異動が決まった旨を連絡します。
このときに伝えるべきポイントは、以下の4つです。

異動の時期
異動先・配属先
後任者に関する情報
相手への感謝

また、取引先との関係によっては、メールや電話で連絡を入れた後に取引先企業を訪問し、あらためて挨拶する場合もあります。
この場合は、「後任者を連れて挨拶に出向きたい」旨も記載しておきましょう。

きちんと挨拶をして、後任者を紹介しておけば、それ自体も引き継ぎの一つとなります。
取引先・後任者ともにスムーズに仕事をスタートできるよう、配慮してください。

異動先への挨拶

後任者が気持ちよく仕事ができるよう配慮すると共に、自分自身が新たな環境で気持ちよく仕事ができるよう、工夫することも大切です。
異動先・転任先への挨拶も忘れないようにしましょう。

顔合わせの意味も込め、直接挨拶に出向くのがベストですが、タイミングや場所によっては難しいケースもあるでしょう。
このような場合には、電話で挨拶の言葉を伝えます。
「これから、どうぞよろしくお願い致します」という気持ちを込めてください。

電話も難しい場合、また上司から「メールで構わない」と指示があった場合には、メールで挨拶を済ませるようにします。

お世話になった人への挨拶

今はあまり関わりがないように思えても、過去の仕事でお世話になった人がいれば、挨拶をしておくと今後の関係性もより円滑になるでしょう。

直接挨拶に出向くほか、近年では、より手軽にメールを使って挨拶を済ませるケースも増えてきました。
とはいえ「一斉送信で手軽に」というのは、相手に対しても失礼にあたります。
できれば一人一人異なる文面を採用して、心を込めて送信すると良いでしょう。
お世話になった時の思い出話なども入れると、より印象深い挨拶文に仕上がります。

異動前には、一緒に働いた人たちに挨拶を

異動の日が近づいてきたら、これまで一緒に働いてきた人たちに挨拶をすると共に、これまでの感謝の気持ちを伝えます。
送別会などで「全員を前にして挨拶をする」というケースもありますが、一人一人個別に挨拶をすることで、より印象も良くなります。
感謝の気持ちを込めて、2,000円から3,000円程度の贈り物を用意するケースも多く、状況に合わせて判断しましょう。

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異動後の挨拶も抜かりなく行おう

新しい環境へと飛び込んだら、次は自分自身を紹介する意味の挨拶が求められます。
第一印象にもつながる重要な挨拶ですから、ハッキリした声で気持ちの良い挨拶を心掛けてください。
挨拶が必要になる場面は、以下のとおりです。

異動先の社内で着任の挨拶
異動先で引き継ぎした、取引先への挨拶

これらの挨拶は、新しい環境でうまくやっていくために欠かせない挨拶です。
新しい肩書できちんとした挨拶ができるよう、シミュレーションしておくのがオススメです。

このほかにも、移動に際して個別に贈り物を頂いた場合には、お返しを送付するようにしましょう。
またメールや挨拶状で、近況や今後の抱負を知らせるのも丁寧な印象になります。

ビジネスの世界は意外と狭いものだからこそ

転勤や異動では、これまでに縁があった人との関係性が「切れる」ように思えるかもしれません。
しかし、異動がきっかけで疎遠になったとしても、ビジネスの世界は意外と狭いもの。
また違った形で、相手と関わる機会があるかもしれません。
一度作った縁を大切にすることで、より豊かな人脈が広がっていくことでしょう。

異動をするときにもきちんとした挨拶を心掛けることで、自身の印象もアップできます。
自分のためにも、そして自分の仕事を引き継ぐ後任者のためにも、挨拶はしっかりと済ませておきましょう。

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