上手なアポイントの取り方

営業の仕事をする上で必須業務となる取引先やクライアントとの「アポイント交渉」。こちらでは、そんな営業スキルの第一関門「上手なアポイントの取り方」を紹介しています。
営業の仕事をする上で、重要なのが取引先との「アポを取り交渉」
実際に会って話をしなければ、成果に結びつけることはできません。
きちんとアポを取り、自社の業務をアピールすることが、まずは第一関門です。

とはいえ「アポを取る」ことは、言葉で言うほど簡単ではありません。
上手にアポを取るにはどうしたら良いのでしょうか?ここでは、そんなアポ取りのコツを紹介していきます。

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アポ取りの流れを頭に入れておこう

営業のためにアポを取るということは、決して簡単なことではありません。
自分自身が紹介したい商品やサービスを「今ちょうど必要としていた!」という顧客に出会えるチャンスは、ごく稀だからです。
多くの場合は、「自社の○○を紹介したい」と伝えても、「結構です」「すでに別の会社を使っているから」などと断られてしまうでしょう。
コツを知らないままやみくもに行動していても、ただ時間ばかりが過ぎてしまうことも考えられます。

アポ取りのスキルをアップするためには、まずアポ取りの流れを頭に入れておきましょう。
アポを取りたい時には、まずは以下の流れで行動してください。

限られた時間でも相手に情報を伝えられるよう、事前に伝えたいことをまとめてお
事前にリストアップした相手に電話をする
社名と名前をはっきりと伝える
用件を伝える
アポが取れたら日時をしっかりと確認する
時間を頂いたことに対して、お礼を伝え電話を切る

最も重要なのは「用件を伝える」ステップですが、相手に「会ってみようかな」と思わせるためには、その他のポイントも疎かにしてはいけません。
臨機応変な対応ができるよう、情報は常にアップデートし、事前にまとめておくようにしましょう。

アポ取りの方法は主に3つ

アポを取るためには、主に次の3つの方法があります。

電話
メール
ファックス

上記3つの営業アポ手段における、それぞれの特徴を紹介します。

取り組みやすい「メール」&「FAX」

メールやファックスの強みは、アポをお願いする文面をじっくりと推敲できるという点です。
先輩のメールやインターネット上で紹介されている例文を参考にすることも可能ですから、アポ取り初心者にとってもハードルが低い方法だと言えます。
しかし、これは相手側にとっても同じこと。
「自社には必要ないな」と思った時はもとより、受信しても検討すらしてもらえないケースも多くなりがちです。
幅広く提供できる商材の提案時や、営業アポに人員を回せない企業等に向いたアプローチ方法だといえます。

特に注意したいのは「電話」

3つの方法の中で、相手と直接やり取りできるのが「電話」です。
相手の反応を見ながらやり取りを進めていくことができるので、うまく相手の興味を引きアポが取れれば、契約率も比較的高めです。

しかし、その一方で、相手からどんな質問や相談を依頼されるかわからないので、瞬発力が求められます。
電話でアポ取りする時には、事前にしっかりとシミュレーションをしておくことが重要です。

最近は「SNS」でのアポ取りも

電話やメールといったこれまでのアポ取り手段以外にも、最近では、FacebookやTwitterといったSNSツールを使った営業活動も活発化してきています。
セミナーや展示会などを通して自社に興味を持った相手や、企業アカウントへの訪問者に対して、自社情報を幅広く発信し信頼を高め、認知度を高めながらアプローチをかけていく方法です。
コツコツと地道な発信が必要ですが、登録者情報の信憑性が高いため、アポイントが取れ始めるとその後の成功率も高い傾向にあるようです。
軽々しいアプローチは、信用を失い兼ねないので注意が必要ですが、業種によっては積極活用すべきツールかもしれません。

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アポ取りを成功へと導く2つのポイント

決して簡単ではないアポ取りですが、ちょっとしたコツを頭に入れ、実践するだけで成功率はアップします。
営業でアポ取りをすることになったら、ぜひ以下の2つのポイントを頭に入れておいてください。

相手への気遣いを示す

1つ目のポイントは、相手への気遣いをわかりやすく示すという点です。
特に電話の場合は、相手の状況に関わらず、「今すぐに対応すること」を求めてしまいます。
より一層の気遣いを示すことで、相手をムッとさせる可能性も低くなります。

具体的に、どう相手を気遣えば良いのか悩んだ時には、

「今、お時間よろしいでしょうか?」
「少々お時間頂けますでしょうか?」

という言葉を添えるようにしましょう。
もしも相手が忙しければ、その旨を伝えてもらえるはずです。

相手が「忙しい」と言っているにも関わらず、無理に用件を話すのはオススメできません。
相手も話に集中できませんし、「この人は自分の都合しか考えていない」という悪印象を抱かれてしまいます。

「○時(日)以降なら」

という言葉を頂いたら、相手の都合を尊重しましょう。

「かしこまりました。ではまた○時以降に改めてご連絡いたします。お忙しいところありがとうございました」

と伝えてください。
一歩引くことで、相手の都合を考える姿勢を見せることができます。

また時々、「忙しい」とだけ言って電話を切ろうとする相手もいますが、ただ引き下がるだけではアポ営業は務まりません。
担当者が外出中なら

「失礼ですが、何時頃にお戻りでしょうか」

と確認したり、いつならば都合が良いか」を聞くように習慣づけましょう。

「ノー」と言わせない質問文を

相手と会うためのアポ取りでは、具体的な日時を決める必要があります。
この時のコツは、「相手にノーと言わせない質問文を使う」ということです。

NG例:

「○日の○時は空いていますか?」
「いつが良いですか?」

これらの質問は、「空いていません」「最近はずっと忙しいので」と、相手に断る隙を与えてしまいます。
以下のような質問文へと切り替えましょう。

OK例:

「今週の予定はいかがでしょうか?来週の方がよろしいでしょうか?」
「○日がお忙しいようでしたら、○日の○時と○日の○時では、どちらならご都合がよろしいでしょうか」

質問文をあえて「選択制」にすることで、相手から「ノー」以外の言葉を引き出せます。
「両方とも無理」と言われたら、選択肢を増やして、相手に再提案してみましょう。

所要時間をはっきりと示す

アポを取る時には、相手に対して話の所要時間をはっきりと示すことも大切です。
この時に伝える時間が長過ぎると、相手をウンザリさせてしまいます。

10分もしくは5分を目安に提案してみましょう。
あえて短い時間を示し、アポを依頼することで、相手の心理的ハードルを下げることも可能です。

営業アポは断られることが当たり前

営業目的でのアポ取りは、業種を問わず決して容易ではありません。
「断られる」ことを想定して、一喜一憂しないことも重要です。

トライ&エラーを繰り返し地道にアポ取り営業を続けることで、徐々に成功率もアップしていくはずです。
最低限のマナーやコツを頭に入れて、「アポを取る」ということに目的を絞って情報を伝えるようにしましょう。

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