社内メールの書き方とマナー

ビジネスシーンの中で意外に使う機会の多い、上司や同僚、他部署との連絡に使われる社内メール。ここでは「社内メールの書き方とマナー」について紹介しています。
ビジネスメールの中でも、特に頻繁にやりとりするのが社内メールです。
同僚とプロジェクトの進捗状況を確認し合ったり、上司に仕事の報告をしたり…。
無駄なやりとりを省き、相手とのコミュニケーションを円滑にするためにも、社内メールならではのマナーを身につけておきましょう。
マナーを守った社内メールを作成するために、件名や宛名の付け方、書き出しや本文の内容など、知っておきたいポイントをまとめてみました。

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用件を簡潔にまとめた「件名」を

毎日の仕事の中には、メールでやりとりするべき事柄がたくさんあります。
電話ではなくメールを使うことで、

内容が瞬時に相手のもとに届く
いつでも相手の都合の良いタイミングで内容をチェックしてもらえる
報告・連絡事項の伝達記録を残せる
送信した人、受信した人共に、後から内容を読み返せる

などのメリットもあります。
しかし、便利であるが故、社内メールの数がどんどん増加してしまうという傾向もあります。

一日に何十通、何百通とビジネスメールをやり取りする中で、「どんな用件かよくわからないメール」は、受信ボックスの中で埋没しがちです。
必ず相手にチェックしてもらえるよう、工夫をする必要があります。

メールには「件名」を付けられますが、ここで用件を分かりやすく伝えることが大切です。
以下、相手に内容を届けやすい「件名」の例文となります。

○月×日会議報告
【緊急】○○社××様よりクレーム
○月×日打ち合わせ時間変更のお願い

件名を見ただけである程度内容が推察できれば、相手の目に留まりやすくなります。
用件を把握しやすく、業務の効率化にもつながるでしょう。

意外とチェックされている「宛名」の書き方

社内メールだからと、つい手を抜きがちかもしれませんが、意外とチェックされているのが「宛名」です。
社外の人に送信するメールほどかしこまる必要はありませんが、上司に送信するメールなどでは、最低限のマナーを守るのが賢明です。

宛名では、

○○様
○○さん
○○部長

などと記載するのが一般的です。
会社の習慣によって「様」なのか「さん」なのか、それとも役職名なのか、違いがあることもあります。
新卒や中途で入社した方は、社内のルールをあらかじめ確認しておくとよいでしょう。

二重敬語に注意しましょう

宛名を書く際に注意しなければならないのが、二重敬語についてです。
簡潔な中にも丁寧な印象を与えたいときに、「○○部長様」という宛名を使う方がいますが、これはNG。
役職名には、もともと相手への敬称が含まれています
そこに「様」を重ねると、くどい印象になってしまいます。
「○○部長」とシンプルに記載することで、読みやすくなります。

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書き出しの挨拶を簡素化する企業も

日常的に利用される社内メールは、社内の業務を効率化させるために使われるものです。
しかしながら、ビジネスメールのマナーに囚われるあまり、メール作成時にも読む時にも、時間がかかってしまうことも少なくありません。
こうした事態を改善するために、社内メールの書き出しを簡素化する取り組みを始める企業も増えてきています。

「お疲れさまです」と「ますますご健勝のことと存じます」では、どちらの方がシンプルか、一目瞭然です。
冒頭の一文を「お疲れさまです」と定型文化することで、その後すぐに用件に入れます。
「お疲れさまです」という挨拶で統一化を図れば、上司・同僚など、立場を問わずに利用しやすい点も便利です。

ただし「ご苦労さまです」という挨拶文は、目上の人が目下の人に対して使うもの。
たとえ社内メールであっても、目上の人に対して使わないよう注意しておきましょう。

短文で業務効率もアップ

社内メールでは、とにかくわかりやすく用件を伝えることが重要です。
そのためには、本文のまとめ方にも工夫をしましょう。

長文でダラダラと書いていると、「いったいどこまで読めば用件がわかるのか」と、相手をイライラさせてしまうこともあります。
「お疲れさまです。○○です。」と記載したら、必要な情報をわかりやすく伝えてください。

××プロジェクトの進捗状況を報告します
議事録を送りますので、チェックをお願いします
○○について案内します

これらのフレーズで、最初にズバリ伝えたい要点を伝えましょう。
その後、必要な情報をわかりやすく付け足していきます。
このときのコツは、一つ一つの文章を長くし過ぎないこと。
短い文章ですっきりとまとめることで、読みやすい社内メールに仕上がります。

砕け過ぎた内容には要注意

日常的に多くのメールをやりとりしていると、徐々に内容が砕けてしまうこともあります。
短文であっさりとしたやりとりが増えることで業務は効率化するかもしれませんが、「なんだか馴れ馴れしい人だ」と、相手に不快感を抱かせてしまう可能性も。
どれだけ内容をシンプルにしても、社内とはいえビジネスメールです。
上司への報告や相談はもちろん、同僚との間でも「です・ます」調の基本表現を心掛けましょう。

社内メールは、業務の効率化とマナーを意識して

社内メールは、とにかく丁寧であれば良いというものではありません。
いかに効率よく、相手に内容を理解してもらうかが重要です。
件名はもちろんのこと、本文でも、伝えたい内容は簡潔にわかりやすく伝えるのがポイントとなります。
余裕がある時は、ほんの少しだけ相手を気遣う言葉を添え、さらにスムーズな関係性を築いていきましょう。

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