ビジネスメールの書き出し

営業メールやアポイントメールはじめ、ビジネスメールの書き出しは、最初に相手に読まれる重要な部分です。ここでは「ビジネスメールの書き出し」について紹介しています。
ビジネスメールでは、内容を相手に確実に届けることが重要です。
しかし、それだけを重視し過ぎると、素っ気ない印象になってしまったり、マナー違反になってしまったりするでしょう。
内容を相手にきちんと届けることはもちろん、書き出しのマナーを守ることも重要です。
こちらでは、ぜひ覚えておきたい書き出しの挨拶、そして初対面のときでも違和感なく使えるフレーズを紹介します。

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幅広く使える定型文3つ

ビジネスメールで、どう書き出せばよいのか迷ってしまうと、一つメールを作成するだけでかなり時間をロスしてしまいます。
業務効率の面から見てもマイナスです。
どんな場面でも活用しやすい挨拶を、ここでしっかりと頭に入れておきましょう。

いつもお世話になっております

ビジネスメールの書き出しの挨拶として最も使われているのが、「いつもお世話になっております」です。
普段からお付き合いがある相手に対する、ピッタリの書き出しと言えるでしょう。
また、初対面の相手に対しても、会社同士のお付き合いがあれば違和感なく使えます。
さまざまなシーンで活用できるフレーズですから、まずは基本挨拶文の一つとして頭に入れておきましょう。

貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます

「いつもお世話になっております」は便利な挨拶文ですが、送信する相手によっては「軽すぎる」と感じることもあるでしょう。
そのような場合は「貴社ますますご清栄のこととお喜び申し上げます」というフレーズで代替してみましょう。
日常生活の中でなかなか使う機会がない言い回しですが、ビジネスシーンでは、やはり定型文の一つなので覚えておくとよいでしょう。

平素は格別のご高配を賜り、厚く御礼申し上げます

こちらは、顧客相手のビジネスメールで使える書き出しです。
少し印象が固すぎると感じるときには「いつもご愛顧いただき、誠にありがとうございます」というフレーズを使うと便利です。
日ごろの感謝の念が伝わりますから、心のこもったビジネスメールに仕上がるでしょう。

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状況に合わせた書き出しでより好印象に

基本的な書き出しは、上記3つを覚えておけばOKです。
突然のビジネスメールにも、きちんと対応できることでしょう。
しかし、より多くの挨拶文を頭に入れておくことで、さまざまな状況にも対応できるようになります。
状況別に合わせて使いたいメール書き出し例を紹介していきます。

初対面の相手にビジネスメールを送る時

ビジネスの世界では、まだ相手と顔を合わせたことがなくても、ビジネスメールを送信することがあります。
このようなケースで「いつもお世話になっております」と伝えても、相手にとってはあまりピンとこないでしょう。
相手の心をつかむ挨拶を取り入れることは、初対面だからこそ重要です。

突然のメールにて失礼いたします。
初めてご連絡いたします。

これらの挨拶を取り入れることで、より丁寧な印象になります。

最近あまりやり取りしていない相手の場合

以前はメールのやり取りを行っていたものの、現在は連絡が途絶えている場合も、状況に合わせた挨拶文を取り入れるのがおすすめです。

大変ご無沙汰しております。
ご無沙汰ばかりで申し訳ありません。
ご無沙汰しておりますが、いかがお過ごしでしょうか。

目安としては、一年以上連絡していなかった相手に使うと良いでしょう。
相手の状況を気遣う言葉を加えるのもおすすめです。

少し前に交流があった相手の場合

最近交流があったばかりにも関わらず、「いつもお世話になっております」のみで挨拶を終えてしまうと、なんとなく素っ気ない印象になります。
その交流について触れることで、心のこもった書き出しになります。

先日は大変お世話になりました。
先日は貴重なお時間をいただきまして、誠にありがとうございました。
早々のご返信をありがとうございます。

相手と自分の状況に合わせて、書き出しの文章も選んでみてください。

ビジネスメールの書き出し注意点3つ

ビジネスメールの書き出しでは、覚えておきたい注意点もあります。

必ず「名乗り」とセットで

挨拶文から書き出したら、次に必ず「名乗り」を持ってきます。
最後まで読まなければ誰から送付されたのかわからないようなメールは、マナー違反となってしまいます。
「○○株式会社 営業部 ××です」などと、わかりやすく記載しましょう。

まずは丁寧な言い回しから徐々に関係を深めていく

書き出しの文章にもいろいろな種類は存在していますが、初対面のときには丁寧な言い回しを採用するのがおすすめです。
何度もメールをやりとりして、お互いの関係が深まってきたら、少しずつシンプルな書き出しへと変更していきましょう。

何度もやり取りしたら、相手を気遣う一文もOK

また、相手を気遣う一文を書き出しに入れるのもおすすめです。

お忙しい中、早速のご返信をありがとうございました。
この度は、ご協力いただいて大変助かりました。

手紙のように仰々しいものではなくても、書き出しでシンプルに相手を気遣うことで好感度をアップできます。

マナーを守り、相手の心をつかむ「書き出し」を

ビジネスメールにおいて、「書き出し」で悩む方は少なくありません。
常に「いつもお世話になっております」を使ってしまう方もいるでしょう。
しかし、ほんの少し工夫を凝らすだけで、相手との距離をぐっと縮められる可能性もあります。
ぜひ、この機会に状況にあった上手な書き出しにトライしてみてはいかがでしょうか。

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