メールの宛名が複数いる時の書き方

大きな案件やプロジェクトメンバー同士のやり取り時によく使う複数宛てに送るビジネスメール。ここでは「メールの宛名が複数いる時の書き方」について紹介しています。
ビジネスメールを送信するときには、同じ内容を複数人に送るケースも珍しくありません。
例えば、同じプロジェクトに参加しているメンバーや、取引先の相手など……。
こんなとき「宛名をどう書けば良いのか」と迷ってしまいがちです。

ここでは、複数人にビジネスメールを送信するときの、マナーについて紹介します。

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基本宛名ルールは「会社名・部署名・肩書・名前・敬称」

複数名にメールを送信するときの宛名ルールも、基本的には相手が一人のケースと変わりありません。
「○○株式会社 総務部 部長 △△様」というように、「会社名・部署名・肩書・名前・敬称」の順に組み立てていくことが基本となります。

もし相手が社内の人であれば、冒頭の会社名は必要ありません。
「部署名・肩書・名前・敬称」で宛名を構成しましょう。

宛名ルールの基本、覚えておきたい基本事項

相手が一人のときでも複数人のときでも、宛名ルールには、覚えておくべき基本的ルールが存在します。
宛名の作成方法で悩んだときには、以下のチェックポイントを踏まえて内容を確認してみてください。

役職と敬称が二重になっていないかどうか
くだけた雰囲気になり過ぎていないかどうか
社内のルールにのっとっているかどうか

役職にはすでに敬称が含まれています。
このため「総務部 部長 田中様」という表現は正しくても、「総務部 田中部長様」という表現はNGとなります。
「総務部 田中部長」とするのが正解です。

また、社外向けメールで相手の姓だけを使うのは、ある程度メールをやり取りしてからの方が良いでしょう。
特に初めてやり取りするときには、「田中太郎様」などのようにフルネームを使うと丁寧な印象になります。

最後に、欠かせないのが社内ルールの確認です。
役職や敬称の使い方など、社内で独自ルールを設定しているところも少なくありません。
会社で定められているルールに則り、宛名を書きましょう。

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宛先が複数人の場合、宛名は連名で記載する

複数人に宛ててメールを送信する場合、宛名は連名で全員分を記載するのが基本ルールです。
これは相手への失礼を避けるためでもあり、また誰と誰がこの情報を把握しているのか、情報をしっかりと届けるためでもあります。
このルールを守らないと、メールを受け取った先で情報の混乱が起きてしまう可能性もあります。

ここで悩むのが「連名」の正しい記載方法ですが、いくつかのパターンに分けて具体的に紹介していきます。

同じ会社の複数人に送る場合

送り先の相手が、全て同じ会社に所属している人の場合は、最初に会社名を記載し、その後に名前を記載していきます。

(例)

○○株式会社 総務部
山田様
佐藤様
鈴木様

(例)

○○株式会社 総務部
山田様、佐藤様、鈴木様

このように、縦に記載しても横に記載しても構いませんが、縦書きの場合目安は「3人程度まで」横書きの場合は「5人程度まで」にしておくのがベストです。
これ以上名前を羅列してしまうと、非常に見づらい宛名になってしまいます。

また、相手の役職順に名前を並べる必要がありますから充分に注意してください。
同じ名前の人が身近にいるなら、フルネームを記載してわかりやすくします。

別の会社の人に送りたい場合

情報を共有したい相手がそれぞれ別の会社にいる場合、宛名にもそれぞれの会社名を記載する必要があります。
会社ごとに分けて宛名を記載しましょう。

(例)

○○株式会社
山田様、佐藤様

△△株式会社
加藤様

こちらでも、宛先の名前は役職順に並べてください。
また会社名の順番にも注意しましょう。
もし一方がクライアントで、他方が協力会社である場合には、当然最初にクライアントの宛名を持ってきます。
相手との関連性に応じて、会社名記載の順番を決定します。

宛先が大人数の場合

ビジネスメールの中には、プロジェクトに参加中のメンバー全員で共有したい内容など、大人数に向けて送信されるものもあります。
このような場合に連名で宛名を記載すると、非常に見づらくなってしまうので、「各位」という表記ですっきりとまとめましょう。

(例)

各位

(例)

総務部各位

「各位」という言葉には、すでに「含まれている個人への敬称」が含まれているため、特別な装飾などは必要ありません。
複数人の中に上司が含まれていたとしても、「各位」を使えば問題ありません。

もし、「より丁寧にしたい」という場合には「○○部各位」や「△△プロジェクト参加メンバー各位」など、よりわかりやすく情報をプラスしましょう。
ただし「各位様」という使い方は間違った使い方なので注意してください。

CCメールで複数人に宛名を書くときのポイント

CCでメールを送信するときには、TOで送信した内容を他の人とも共有することが目的となります。
よりわかりやすくするためにも、CCの人の情報も宛名に組み込んでおくとより丁寧になります。

(例)

○○株式会社
山田様
(CC:佐藤様、鈴木様)

こうした具合に宛名をつけると、情報がわかりやすくなります。
ただしCCが複数人の場合には、その情報を含めなくても通常は失礼にはあたりません。
状況によって、適切な方法を判断して利用しましょう。

宛名でミスをしないために確認は必須

どれだけ内容が的確なビジネスメールであっても、宛名でミスをすれば間違いなく印象は悪くなってしまいます。
メール全体を見れば非常に小さな部分に思えるかもしれませんが、わかりやすい形で相手への配慮を示すことが重要です。

宛名でミスをしないためには、送信前にきちんと確認するのがベスト。
間違えやすいポイントを踏まえて、欠かさずチェックしてみてください。

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