会社メールのマナー

ビジネスシーンで社内・社外との必須コミュニケーションツールといえば「Eメール」。件名・宛名・用件・返信ルールなど、会社メールを送る際の基本マナーを紹介しています。
現在、ビジネスシーンでのコミュニケーションツールといえば、社内・社外問わず「Eメール」が主流となっています。
国内外、時間を問わず連絡できる手段として、ビジネスシーンでは欠かせないツールと言っても過言ではないでしょう。
普段、LINE・Twitter・FacebookといったSNS環境に慣れているビジネスマンも、ビジネスメールとなると途端に手が止まってしまう方を多く見かけます。

社会人ともなれば、メールが使えて当たり前と思われる時代ですが、手軽に使えるあまり、マナーや思いやりに欠けたメールを送り続けていては、知らぬ間に「仕事ができない人」というレッテルを貼られているかもしれません。
新社会人はもちろんのこと、少しでもメールのやり取りに不安を感じている方は、一度会社でのメールマナーをしっかりと学んで、日々の仕事に活かせるようにしておきましょう。

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連絡手段のツール選択は慎重に

メールは気軽に送れる分、ちょっとした用事でも、ついメールに頼ってしまいがちです。
しかし、メールでは失礼にあたる謝罪や重要な連絡緊急用件伝達時には、電話もしくは直接口頭で伝えるように心がけましょう。

情報が複雑で伝えづらい時など止むを得ない場合は、メールで要点を明記し、後から電話連絡等で詳細説明をするようにします。
相手に失礼がないよう、受け取る側の気持ちに添ったツール選択が大切です。

件名・宛名は注意

会社間でやり取りするビジネスメールでは、件名・宛名は注意が必要です。
先方の受信箱にある他のメールと混同されないよう、件名には案件名や具体的でわかりやすいキーワード、またカッコで囲んで社名や自身の名字、日付等を入れておきましょう。

この際、すべての言葉を詰め込むと省略表示されてしまうので、短く伝わるタイトルを心がけます。
宛名部分に関しては、よく利用する例として、名字+様名字+役職名、企業や部署など組織宛に使う御中各位などが定番となっています。
詳しくはこちらでご確認ください。

用件は短く簡潔に

メールを書くのが苦手なビジネスマンの多くは、この本文部分でつまづくケースが多いようです。
上手く伝えるポイントは、要点を簡潔に伝えることです。
最小の文章構成は、「結論+締め」の言葉のみですが、さすがに失礼なメールと受け取られかねないので、「結論+理由+まとめ(締め)」程度の内容で構成します。

どうしても長文になりがちな方は、足りない部分を添付資料や後から電話を入れる等で補足し、本文自体はシンプルな構成にするのがビジネスマナーといえるでしょう。

返信は早めを心がける

ビジネスメールでは、スピードは大変重要です。
相手が回答を求めている時の返信メールは早めを心がけ、即答できない用件の場合でも、その旨を返信メールで伝えておきます。

メールを確認したかどうかは送った側にはわからないので、メールを確認したことを伝えておくだけでも、意思疎通が図れ安心感につながります。
普段のコミュニケーション同様、ビジネスでもマメな連絡が、良好な関係を築く大事な一歩となります。

余裕があれば一言添える

ビジネスメールでのやり取りにある程度慣れてきた人は、冒頭や文末に一言添えてみてはいかがでしょうか。

「先日は○○でお世話になりました」「お忙しいところ恐れ入ります」「早速ご連絡いただきありがとうございます」「お手すきの時で結構ですので」など、謙虚な姿勢で日頃の感謝思いやりの気持ちを添えることで、受け取る相手の感情を和らげる好感度の高いメールへと進化させてくれます。

過剰なメッセージは逆効果ですが、他とは差がつく質の高いメール運用を目指すなら、普段からそうした言葉を意識して取り組んでおきましょう。

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