メールを送る前の最終チェック

当たり前に使っているからこそ、ちょっとしたミスや思い違いがトラブルにつながる「ビジネスメール」。ここでは、メール送信前に確認しておきたい簡単チェックポイントを紹介しています。

今や毎日のビジネスシーンの中で、必要不可欠の存在となっているEメール。
毎日当たり前に使っているからこそ、ちょっとしたミスや思い違いが、後々大きな問題の火種に発展することもあり得ます。
ここでは、宛先や内容の入力ミスなど、ビジネスメールを送る前にチェックしておきたい間違いやすい項目を一覧で紹介していきます。

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メールを送る前の簡単チェックポイント

送信先やアドレスは間違っていないか?
送り先の相手の企業名や名前は間違えていないか?
宛名に敬称を付け忘れてないか?
簡単なあいさつ文をちゃんと入れているか?
単純な用件内容の入力ミスや変換ミスをしていないか?
文字化け要因の機種依存文字は使用していないか?
こちらの感情がそのまま文面に表れていないか?
業界用語や友達言葉を使っていないか?
用件内容がしっかりと理解できるか?
添付ファイルのファイルサイズは大丈夫か?
添付ファイル自体の付け忘れは大丈夫か?
返信する際、「返信」と「全員に返信」の選び間違いは大丈夫か?
締めの言葉やお願いの言葉を忘れていないか?

いかがでしたでしょうか。メールを書き終えた後、改めて読み返せば、必ず修正すべき部分や省略しても意味が通じる部分など、いくつか直したいポイントが出てくるはずです。
初めてメールを送る相手や、重要な用件をメールで送る場合など、こちらの意図することがしっかりと伝わるよう、最低でも1回は読み直す習慣をつけ、無駄なトラブルや誤解を未然に防ぎましょう。

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