用件(本文)の書き方

ビジネスメールを書く上で一番重要となる用件(本文)部分。こちらのページでは、用件を書く際のポイントと心構えを実例を交えて紹介しています。
ビジネスメールでは、通常、1通のメールに対して1つの用件を伝えます。
これは、複数のことを記載してしまうと、何が伝えたいのか相手に理解してもらえないだけでなく、情報量が仇となって、誤解や間違いのもととなってしまうためです。
ビジネスメールは、仕事の効率性を上げるものでもあるので、なるべく相手の時間を奪わないようにわかりやすく用件を伝える配慮が必要です。

また、ビジネスメールでは、簡単な挨拶の後に、まず結論を先に書きましょう。
「打ち合わせ日程のお知らせです」「原材料高騰による値上げのお願いです」など、最初に最も伝えたいことを書くことで、情報の重要度が印象づけられます。

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結論を先に書いたビジネスメールの記載例

★謝罪メールの記載例

平素より、大変お世話になっております。
株式会社○○・商品管理部の佐藤です。

この度は、
○月○日付にてご注文いただいた商品遅延の件、
誠に申し訳ございませんでした。
※以下、本文続く

平素より、大変お世話になっております。
株式会社○○・営業部の佐藤です。

以前よりご案内いただいておりました
記念祝賀会の件ですが、
弊社担当の代役として急な出張予定が入り、
誠に残念ですが、欠席させていただきたいと存じます。
大変申し訳ありません。
※以下、本文続く

★打診メールの記載例

いつも大変お世話になっております。
株式会社○○・営業部の佐藤です。

早速ですが、先日お願いしておりました○月○日(○)の
○○プロジェクトに関する打ち合わせの件、
○月○日(○)に変更をお願いできないでしょうか。
※以下、本文続く

この他にも、ビジネスメールでは、1回のメールで送信する情報量を、なるべくコンパクトにまとめる努力も必要です。

形式的な表現はなるべく減らし、用件だけを簡潔にまとめることで、こちらの言いたいことが相手にもより伝わりやすくなるからです。
実際に送る前に、下書きをするなど、相手側の立場に立ったメール作成を心がけましょう。

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