件名の書き方

メールを送った際に一番最初に目にするのがメールの件名。こちらのページでは、相手に読んでもらうための工夫ポイントを事例別に紹介しています。

メールを送った際に、一番最初に目にするのが件名です。
件名は、ビジネス文書のタイトルに当たります。受信者はたいてい件名を見て、そのメールをすぐに開くかどうかを判断します。
その件名が、相手に興味・関心を持たせるものかどうかで、情報伝達のスピードが変わってしまいます。
そのためにも送信者は、そのメールの内容が一目で用件の内容が想像できる、日時や具体的な件名にする工夫が必要です。
また、初めてメールする相手には、件名部分に社名や自分の名前を入れておくと、相手に読んでもらいやすくなり親切です。何十通もメールを受け取る忙しい相手に送る場合は、特に気を配りましょう。

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メールを読んでもらうための件名の付け方

★具体的な名称や内容を入れる。

例:スプリングフェア開催のお知らせ

★日付や数字などの特定しやすいものを入れる。

例:○月○日販促会議の開催場所変更のお知らせ

★送り手の意図を伝える。

例:次回打ち合わせ日程変更のご相談

★緊急性や重要度を伝える。

※本当に緊急・重要な時のみに使用。
例:【重要】○○商品の操作トラブルについて

★なるべく20文字以内の内容に納める

例:新規プロジェクトご提案の件

★社名や名前を入れて情報の差別化を図る。

例:○○の開発費用のお見積り(○○開発株式会社)

以上、主なポイントを挙げてみましたが、いかがでしたでしょうか。
件名ひとつとってみても、相手とスムーズな意思疎通を図る上では、十分気をつけることが大切です。
後でメールを探す際にも、件名が具体的なものだと探しやすくなります。
より良い人間関係を築くためにも、ぜひ思いやりある件名表記を実践してみてください。

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