ビジネスメールの注意点

ビジネスメールを送る際、受信側の環境やデータの情報量、メールの見やすさなどは、どうしても見落としがち。ここでは、それらの注意ポイントを紹介しています。
メールを書くことに集中し過ぎると、受信側の環境やデータの情報量、メールの見やすさなどは、どうしても見落としがちになります。
ここでは、「メールが開けない」「文字化けする」「添付ファイルが開けない」といったよくあるトラブルから、ビジネスメールを使う上でのちょっとした注意ポイントを紹介しています。

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よくあるメールトラブル

文字化け

半角カナや機種依存文字は、パソコンの環境によって文字化けをして、読めない場合があります。
相手の閲覧環境を考慮し、特殊な記号、日頃使わない難しい漢字などは極力使わないようにしましょう。

★Eメールで使えない文字

・半角カタカナ
・丸付き英数字、ローマ数字、単位や記号などの機種依存文字

添付ファイルが送れない・受信できない

画像や書類など、何気にいくつも添付を重ねると、知らず知らず大きいファイルサイズになっていることがあります。
いくつもまとめて送ると、重すぎて送信・受信エラーとなり、送られた相手が受信できない場合があります。
重たいデータは圧縮ファイルなどにして、データ転送サービスなどに添付して送りましょう。

★主なデータ転送サービス

・無料大容量ファイル転送サービス「宅ふぁいる便」
・容量無制限の無料オンラインストレージ「firestorage」

★添付ファイルに適さないもの

・挨拶状や詫び状
・お礼状や招待状(儀礼的なもの)

メールの内容が長文に・・

用件部分に関しては、改めてその要約を数行で明記し、伝えたい具体的な内容を暗示させます。
どういった内容のメールを送ってきたのかがわかるように明記するのがポイントです。
簡潔に、見やすく書くことを心がけましょう。

★わかりやすい用件を書くポイント

・長くても4~5行ごとに空白行を入れる
・文章量が多い時は、ポイントを箇条書きで明記する
・文字量や意味の区切りで、適度に(30文字程度)改行を入れる

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